档案信息资源平台构建与应用

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“用户生成内容”（User-GeneratedContent，UGC）即在“Web2.0环境下出现的一种新兴的网络信息资源创作与组织模式，泛指以任何形式在网络上发表的由用户创作的文字、图片、音频、视频等内容”。2005年，有“互联网女皇”之称的摩根士丹利首席分析师MaryMeeker首次提出这一术语。其产生后受到PC、IP端用户的广泛喜爱，涌现出好友社交、视频分享、照片分享、知识分享等多类型UGC网站，且拥有广泛的受众基础，蕴含巨大的经济、社会效益。

用户生成内容理念给档案工作带来的改变

1.UGC为档案资源体系优化带来“来而不可失”之时由于身份性格、知识结构、学历层次、专业背景、创造内容动机不同等原因，用户生成的信息资源具有多元的风格与特色，其有利于丰富馆藏资源，助推档案资源体系的优化。如美国华盛顿州数字档案馆在门户网站为用户开通档案传送渠道，用于收集本州的档案、照片等，并在整理后形成正式的官方资料；中国人民大学人文北京研究中心建构的“我的北京记忆”网站，鼓励公众捕捉、记录与北京有关的珍贵瞬间和记忆，目前已添加1041篇文集、8671张图片、426个视频。2.UGC为档案利用服务升级带来“蹈而不可失”之机UGC的应用开拓了档案利用新思路，如广东省档案馆官网“公众参与”栏下设的“智能互动”和“我要提问”版块，强化了档案馆与用户的联系与沟通，丰富了档案利用形式。随着多元化互动实践的开展，档案部门能够获取用户的偏好和行为习惯，有针对性地推送相关信息，使用户更加高效地利用档案资源，提高档案利用的质量与水平，进而实现档案利用服务升级。如档案管理人员对某些档案关键词的提取并不一定符合大众的检索习惯，导致部分档案查准率不高，UGC应用中，用户可参与部分档案信息资源的著录过程，使检索词更加贴近大众检索需求，有助于提高档案的查准率。3.UGC为公民档案员培育带来“欲流之远”之源公民档案员即“没有经过专门的档案管理训练，或不是专门从事档案事业但是参与到与档案管理相关任务的志愿者或志愿者团体”。传统的线下公民档案员实践需要公民到馆参与，UGC应用中的公民档案员实践打破了时空限制，更多依托于互联网展开，如辽宁省档案馆的“社会档案人”项目，倡导公众通过网络平台参与档案相关词条的编辑。用户通过强趣味性、娱乐性和互动性的方式广泛参与档案的收集、整理、利用等环节，从档案的被动接受者变成主动创造者，为公民档案员培育带来“欲流之远”之源。

档案信息资源平台建构

档案部门的UGC实践多依托于门户网站、微博、微信等平台展开，UGC平台“具有宣传、互动交流、支付及申诉等附属功能，允许网络大众对数字档案进行转录、贴标签、编辑等，允许参与者建言献策，利用网络的发散性思维促进档案学学科的创新”。为构建具备这一功能的UGC平台，中国海洋大学的UGC平台建设走过了一个从无到有、从面向“小众”到面向“大众”的初建、进阶过程，现已建构出独立的专门UGC平台。1.从无到有：档案归档UGC平台的初建21世纪初，为探索档案数字化实践，中国海洋大学推进档案管理系统的建设。该系统基于SQLServer数据库，采用SQL、VB编目语言开发的C/S结构，能够实现Windows操作系统下的档案收集、整理、移交、归档、统计等过程的管理和控制，定向UGC用户可在此平台完成档案著录。2.从面向“小众”到面向“大众”：档案归档UGC平台的进阶随着电子文件的大量产生，原管理平台已无法满足工作需求，中国海洋大学于2017年搭建了新一代档案管理平台。档案管理系统以Java+MVC+Mybatis进行开发，作为全B/S结构的数字档案管理系统，支持Linux、Windows等操作系统，提供完备API外部接口，支持多系统之间的集成和数据推送，实现对档案的收集、整理、移交、归档、统计、利用等进行全过程可视化管理和监控。与原档案管理系统面向“小众”的C/S结构相比，现档案管理系统的B/S结构有助于实现面向“大众”的UGC应用。3.从附属到独立：专门UGC平台的落成为多元化UGC参与者、丰富UGC内容、优化馆藏结构，中国海洋大学档案馆在档案管理系统之外开辟了独立UGC平台—信息征集系统。（1）技术层面信息征集系统基于Java开发，采用SpringMVC技术框架，运用Redis数据缓存、全文检索、图片检索等技术。系统的开发严格基于MVC的三层体系企业级架构，即视图层、控制层和数据层相互分离。Web服务采用Apache直接面向用户，支持用户的网站页面访问和内容下载；应用服务采用Tomcat，是系统的核心。运用这一架构将“业务逻辑”部分从Web服务器中分出，在应用服务器中采用独立和完整的编程语言开发应用程序，同时使系统支持任意HTML的显示工具。利用应用服务器作为访问数据库请求的“缓冲区”，可提高系统响应访问数据库请求的速度和效率，并能与其他应用有效和无缝集成。（2）应用层面信息征集系统包含系统管理、文件管理等模块，各模块功能如图1所示：第一，系统管理模块下设资源管理、角色管理等8个子模块。资源管理子模块可管理系统后台所有资源，用于新增、调整模块结构、层次及功能模块URL配置。角色管理子模块可进行角色新增、修改、删除等操作，目前系统中设有管理员、教师、班级、在校生用户及社会人员5类角色，根据角色特点动态分配角色权限。用户管理子模块，对通过与业务集成自动生成的用户，可对其进行编辑、删除、启用/禁用等操作，并根据需求新增用户。菜单管理子模块管理前台首页菜单，通过菜单通知UGC生成文件分类及对应的档案分类号。水印管理设置水印参数。系统参数子模块可动态设置平台基本参数。数据字典子模块可管理系统基本数据信息，并根据需要自定义设置。上传管理子模块，用于控制平台用户上传图片、视频、音频等文件的格式及大小。第二，文件管理。该模块用于查看平台所有文件并按专题有序化UGC内容。第三，综合审核。包含4个子模块——征集审核、下载审核、标签审核、用户审核，管理员可对UGC内容进行查看并提出审核意见。第四，专题管理。管理员将通过审核的UGC内容发布到“专题”，发布成功后支持用户的浏览、搜索、下载、收藏等操作。第五，声像归档。即将信息征集系统中通过审核的UGC内容按照预定规则归档保存至档案管理系统。第六，日志管理。主要用于记录用户登录日志、用户数据操作日志以及用户数据审核日志。第七，数据统计。包含专题统计、工作统计、系统监测3个子模块，即对专题收藏数、专题下载数、数据审核工作量、用户登录次数、用户角色分布、上传文件类型的统计。具体操作流程如图2所示：校内UGC参与者使用信息门户单点登录，校外UGC参与者需在系统注册账户，经系统管理员审核通过后，用户根据操作权限上传符合像素、时长要求的图片、音频、视频等UGC文件，并为内容添加标签、著录背景信息。UGC内容上传成功后，管理员通过审核，对适于发布的内容按专题发布至网站，对符合归档标准的UGC内容进行归档操作。

档案信息资源平台应用

档案UGC实践为公众参与档案著录、转录、编纂、上传与分享信息、参与添加标签、业务纠错等，现已渗透至档案工作的多个环节，渐呈立体化的应用趋势。中国海洋大学的UGC实践从面向单一教师群体的档案著录开始，现已升级至面向多元群体的著录、上传图片与音视频、参与添加标签等应用并行的阶段。1.科研成果核实倒逼教师业绩类档案著录的UGC实践教师业绩类档案即教师在教学、科研工作中产生的论文、著作、专利、获奖证书等科研成果档案。20世纪末分配制度改革以来，教职工收入与岗位职责、工作业绩和贡献直接挂钩，教师的科研成果由档案馆来核实，教师业绩类档案的归档量和工作量随之剧增。因之开始了该类档案目录著录的UGC实践，即档案馆工作人员在原档案管理系统中为有归档需求的教师分配账号、赋予账户权限，教师可在安装系统客户端的电脑中录入档案目录信息。2.全门类档案著录和原文上传的常态化UGC实践教师业绩类档案著录UGC实践不仅化解了档案馆工作量超负问题，而且提高了该类档案的归档效率、著录质量。因而这一著录模式逐渐渗透至其他门类档案的录入过程，档案管理系统启动前即已拓展出党群、行政、外事3个门类档案的目录著录UGC实践，新系统使用后开启了所有门类档案目录著录和原文上传的常态化UGC模式。现档案管理系统中，档案馆通过系统与信息门户人员库的集成，自动获取用户信息、创建用户账号并分配相应的操作权限，如录入、检索、查阅原文权限等。用户可在互联网环境下登录虚拟专用网络，或在局域网（即校园网）环境下直接访问系统，根据实际需要著录档案信息、上传原文数据。3.以“时间胶囊”为滥觞，依托专门UGC平台的多元化实践UGC内容具有形式多样、个性化强等优点，也因之衍生出信息离散冗余和良莠混杂等问题。为保障UGC质量，专门UGC平台—信息征集系统的UGC实践以班级为单位开展。2019年毕业季，中国海洋大学档案馆与学生处联合发布通知，针对2019届毕业生开展了“时间胶囊”活动，并开始了依托征集系统以班级为单位的信息征集活动。活动为来自工程、文新等多个学院的500余名本科、硕士、博士生分发了信封和光盘，并为参加信息征集活动的班级分配了账号。活动结束时收回了数百封信和10多G的图片、音像资源。此次活动与UGC实践初行和常态行的不同之处为UGC实践面向群体、生成内容、生成方式、内容利用方式等的多元化：第一，UGC面向群体的多元化。原有、现行档案管理系统的UGC面向群体为在校教师和固定归档部门，信息征集系统的面向群体则是在校师生、历届校友、社会人士等，上述信息征集活动即已将UGC实践面向群体拓展至毕业生。第二，UGC生成内容的多元化。原有、现行档案管理系统的UGC生成内容多为档案目录和原文，信息征集系统的生成内容有图片、音频、视频、文档等。2019年征集活动中收回了多种格式的UGC内容，文档、视频为“致十年后的自己”时间胶囊、经济学院合唱节视频；音频为经济学院的院歌—爱在海经；图片数量最多、内容最丰富，如研究生英语口译班生成的300余张照片，内容包含学生的日常口译训练照片、上合峰会志愿者照片和口译、笔译专业资格证书照片，以及参加全国口译大赛、山东省首届翻译大赛获奖证书照片等；2015级物流管理学生参加合唱、红歌会比赛、体育节活动、班建活动、健美操啦啦操比赛、团支部创新立项活动之智慧物流大作战等活动照片，以及班级学生于图书馆、体育馆摆出“毕业了！”“20152019”图案的特色毕业写真等。第三，UGC上传方式的多元化。原有、现行档案管理系统的UGC生成方式为系统录入、上传，信息征集系统的生成方式有上传、刻盘、U盘拷贝等。囿于毕业班学生信息征集系统操作水平的差异性，本着尊重学生意愿、最大量化捕获UGC内容的原则，信息征集活动的UGC内容通过多渠道捕获，用户可通过账号上传内容、添加标签、著录目录，如经济学院应用经济学专业的UGC实践；可通过来馆移交、光盘刻录、U盘拷贝来馆光盘刻录的方式完成UGC内容和目录的移交，移交结束后由校档案馆工作人员完成UGC内容、目录的上传操作，如基础教学中心教育技术学专业、经济学院金融保险研究专业等的UGC实践。第四，UGC实践生成内容利用方式的多元化。UGC内容生成后，经过审核，对于符合档案标准的内容可通过归档操作导入档案管理系统，作为档案加以保存利用，也可以与档案管理系统中该班级相关的档案—录取大表、成绩单、毕业生名单等档案内容组合形成该班级的班级档案、宿舍档案或个人档案信息资源集。档案领域因UGC的泛在式应用迎来了档案资源体系优化的“来而不可失”之时、档案利用服务升级的“蹈而不可失”之机、公民档案员培育的“欲流之远”之源。因之，中国海洋大学构建了从附属到独立的档案UGC平台，探索了面向全门类档案归档人员和毕业班学生的目录著录、信息上传、参与添加标签等UGC实践。未来之档案UGC实践将以平台协同并行为依托，渐进开展面向多元UGC群体—在校师生、历届校友、社会人士等，包含优质UGC内容—“四性”俱全的文档、图片、音频、视频等，具备立体化UGC生成方式—档案著录、转录、编纂、上传与分享信息、参加添加标签、业务纠错等的生成、利用实践。

作者：孟蔷 韩宇亮