纸质档案和数字化档案规范化统一管理

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【摘要】目前，纸质档案和数字化档案管理存在一些问题，制约着二者实现规范化统一管理，应该采取针对性的解决办法。本文从统一纸质档案与数字化档案管理渠道、构建纸质档案和数字化档案管理机制、统一纸质档案和数字化档案管理制度三个方面进行分析。

【关键词】纸质档案；数字化档案；规范化；统一；管理

档案，是在实践活动中形成的记录各类主体行为的数据。档案管理是管理性、政治性、服务性的工作。档案管理不会直接产生物质财富，是负责管理各部门形成的历史文件的一个专业，档案管理是管理性的工作。档案管理系统是国家文献信息系统的重要组成部分，档案管理对局部单位的生产，对整个社会都有重要的意义。同时，也有着长远的历史意义。随着互联网的出现，“互联网+档案”管理成立档案管理发展的新趋势、新方向，数字化档案应运而生，如何实现纸质档案和数字化档案的规范化统一管理，是本文研究的重要内容。

一、纸质档案与数字化档案规范统一管理的意义

档案管理，是国家、单位、组织行政管理的重要组成部分，档案为国家、单位、组织的发展提供了决策的依据，档案对各项事业的发展、重要业务往来都起着记录和参考的作用，同时也与文化息息相关，档案见证了一个组织的发展，是文化、价值观的一种体现，在组织文化形成过程中，发挥着不可替代的作用。纸质档案和数字化档案二者具有优势互补的特点，纸质档案有自己的特点，如纸质档案的安全性更有保障，例如一些关系国家秘密的绝密档案，数字化档案的安全性不如纸质档案。纸质档案不容易丢失，也不容易被篡改。纸质档案时间越久越珍贵。在互联网信息化时代，数字化档案是时代发展的必然趋势。数字化档案有自己的优势，例如数字化档案具有可分享性，具有不易失真性、更加经济环保，更加多样化，具有趣味性。纸质档案与数字化档案各有自己的优势，二者有效结合，能够充分发挥档案的作用，对不同的档案采取不同的管理方式，意义重大。

二、新时代数字化档案技术的价值分析

（一）数字化档案技术更加专业化。数字化档案，相比较于传统的档案管理，更加专业化，传统档案管理具有随意性大、主观性强的特点，而数字化档案技术，则是依据一定的档案管理软件，实施规范化、专业化管理，档案依托数字化技术，能够实现规范化管理，同时能够解决档案管理存在的问题，是促进档案管理有效性的关键路径，增加了档案信息的来源渠道。例如传统的档案资料来源，主要是纸质版的资料整理，而数字化档案时代，档案资料来源路径更宽，同时也更加高效。可以利用数字化技术，通过网络资源搜索和传递，直接形成新的数字化档案。数字化档案管理依托更强大的网络储存技术、云计算技术等，提高了档案管理的整体水平，使得数字化档案分类更加科学，资料来源更加广泛，管理专业化程度更高。

（二）数字化档案的服务性更强。随着社会的不断发展，档案所发挥的作用不断增强，通过数字化档案的科学使用，能够提高档案的利用率，用档案来作为决策制定的重要依据和参考。越来越多的领域、越来越多的节点需要利用档案，社会的发展需要各行各业的档案作为根基，社会经济发展速度越快，人们的工作节奏越快，对档案的精准度、可靠度、效率性都提出了越来越高的要求。档案的重要意义被社会各界广泛关注，各个领域对档案都有不同程度的需求。数字化档案管理，能够满足社会各行各业的参考需求，对社会经济发展的促进作用更强，服务性特征更加明显。

（三）数字化档案管理技术具有管理价值。档案数字化管理虽然更加高效便捷，但同时面临着一定的管理风险、技术风险，具有一定的复杂性。数字化档案管理能够利用计算机技术，提出一些新的管理方法、管理思路，运用先进的计算机技术作为工具，给传统档案管理更多的启发，不断优化档案管理的整体水平。从而让档案管理为人们工作提供更加高效、精准、可靠的数据信息技术，充分满足快速发展的社会需求。

（四）数字化档案管理的安全性价值。传统的档案管理具有一定的安全风险，也比较常见，有很多不可抗力的自然风险，像地质灾害、气象灾害、档案存储环境的变化及运输、人为管理等等很多方面，都可能给传统纸质档案管理带来无法恢复的损害。而数字化档案管理的整体安全性价值更高，数字化档案整体的存储能力更强。例如，移动硬盘的存储能力更强，存储的内容也更多。为了更好地保障档案信息的安全性，可以将数字化档案信息保存到云端备份，在双重技术的保障下，即使存储档案信息的计算机发生损坏，或者出现不可抗力的自然灾害，通过云端备份，依旧能够获取数字化档案的相关备份信息，这样数字化档案的抗风险能力也提高了。此外，终端管理系统如果能够科学管理，保证档案管理系统正常运行，能够有效防治档案数据信息的丢失，这样档案存储的可靠性和安全性将进一步提升。

三、纸质档案和数字化档案统一管理的障碍

目前，纸质档案和数字化档案管理存在一些问题，这些问题制约着二者规范化统一管理。以下对当前纸质档案和数字化档案管理存在的问题进行分析。

（一）纸质档案与数字化档案渠道不一致。纸质档案与数字化档案渠道不一致，是典型的问题之一。一是表现在纸质档案制度不完善，并没有制定明确的纸质档案转化为数字化档案的具体方案和操作方法，导致数字化档案对传统纸质档案的开发和利用程度不足，开发效果有待进一步提升，档案管理的信息资源缺乏纸质档案支撑，直接表现为数字化档案整体质量较低，数量较少，数字化档案利用率不高，难以真正发挥作用。例如某些单位的档案管理，一直采取纸质档案管理的方法，没有专门的档案管理室，档案管理通归各个部门的办公室负责。到近些年才成立专门的档案管理室。但是成立之后，依旧以纸质档案管理为主。虽然要求各个部门在上交纸质档案的同时上交电子档案，但是电子档案没有规范的模板，各个部门有以硬盘上交的，有以U盘上交的，还有以光盘上交的，有的部门会通过QQ、微信等方式直接传输。很多电子档案并没有规范化、统一化。二是数字化档案缺乏共享机制。档案往往涉及多个部门，数字化档案的信息采集，需要根据档案管理制度，分门别类进行信息采集、整理，同时期的纸质档案在收集整理和分类立卷时已经比较成熟，而数字化档案系统则研发不够成熟，缺乏信息共享机制，收集存在障碍，利用也不够充分。当前的数字化档案数据库不能够满足数据存档的实际需求，制约着纸质档案和数字化档案的规范化。

（二）纸质档案与数字化档案安全性建设不到位。纸质档案和数字化档案缺乏安全建设，也是纸质档案与数字化档案规范化统一管理的重要制约因素。纸质档案经过多年的发展，安全建设基本成熟，例如纸质档案保存应该注意防火、防潮，防虫蛀咬等。而数字化档案的安全建设，则不是非常成熟，再加上不同单位对数字化档案重视程度、财力投入等参差不齐，其安全建设相对不足。同时，数字化档案对先进技术非常依赖，传输也很迅速，不受时间空间的限制，存储量大，但是更容易丢失，一个小小的硬盘问题，或者电脑损失，都可能给整个档案馆造成信息的丢失。数字化档案还具有信息的不稳定性特征，数字化档案和纸质档案相比，更容易发生遗失和损坏，造成不可修复的灾难性后果。

（三）纸质档案与数字化档案管理制度不完善。纸质档案与数字化档案管理制度不完善，也是阻碍二者统一管理的重要因素。首先，数字化档案与纸质档案缺乏重要性的分类区分，很多涉及单位机密信息的档案，并没有完善的安全管理制度，如档案室的电脑是否安装防火墙，是否设置双重密码，是否真正执行规范操作法，等等，对档案的查借审阅制度把控不严格，在档案的借出、收录和销毁等等方面，都缺乏规范性的操作，急需建立严格的安全管理制度。其次，很多单位缺乏纸质档案和数字化档案统一管理、同步运行的制度。如纸质档案借出，需要在多长时间内对数字化档案进行借出备注，都没有明确的规定。缺乏规范管理，不少档案管理人员认为纸质档案借出之后，借出人承诺很短时间内还回，档案管理人员忽视登记手续。

四、纸质档案及数字化档案规范化管理优化路径

（一）提高技术引用，实现档案信息化共享。统一纸质档案和数字化档案的管理渠道。首先，单位应该建立健全档案管理小组，形成纸质档案和数字化档案管理明确的负责人、监督人和具体业务执行人，明确各个岗位在档案管理中的责任和义务，实行责任回溯机制。从而实现纸质档案和数字化档案管理的统一规划，统一管理。其次，要提高技术引用，加强针对本单位实际情况的数字化档案管理系统和技术的引进。例如引入数码扫描技术，对单位的纸质档案进行数字化，纸质档案的管理通过设置电子标签，或者通过CCR识别等方法，来推动档案管理工作的自动化，同样也对数字化档案和纸质档案信息的一致化提供了方便。还可以建立数字化档案多部门共享系统，通过购买平台，或者聘请第三方进行网站建设和维护，实现数字化档案的信息数据共享，避免档案的孤岛效应，提高数字化档案管理效率。

（二）构建纸质档案和数字化档案系统化管理机制。构建纸质档案和数字化档案的规范化管理机制，加强数字化档案的安全建设，意义重大。首先，要确保纸质档案和数字化档案的基础设施管理，硬件安全管理，为数字化档案和纸质档案提供良好的环境，提供质量过硬的硬件设施，如计算机设备，网络设施以及电气设备。档案的机房应该做到防静电、防盗、防尘、防水、防火等等，在服务器安装或者配置更改时，要做好服务器配置登记。其次，要做好数字化档案的软件系统安全管理。建设可靠、安全的数字化档案意义重大，因为数字化档案对信息系统有很强的依赖性，所以在系统搭建时，要注重各项安全设施的配备，如权限控制，计算机的身份认证，遇到攻击时要有安全警告系统，同时电脑还要有自动保存文件等功能。同时，在数字化档案运行过程中，还要求管理人员经常性对电脑进行体检，定期对电脑的防病毒软件等进行更新，定期检查程序漏洞，确保数字化档案系统的安全。最后，要不断提高档案管理人员的业务素质和道德素质，如提高他们的数字化档案管理意识，通过开展档案管理业务培训，或者通过自学的方式不断提高档案人员的业务素质，并不断提高工作人员的计算机能力和水平，避免错误的操作导致计算机数据丢失。同时，还要加强他们的工作责任感。

（三）严格人员操作流程，实施立体化监督。健全纸质档案和数字化档案的管理制度，同样非常重要。首先，要健全统一的数字化档案和纸质档案日常管理制度，对各个岗位人员的工作流程、工作责任等进行明确规定，制定严格的档案审阅和管理制度。例如电脑操作方法，电脑操作流程、档案室的电脑身份认证要求等等。要建立相应的惩罚措施，如不按照规范流程操作，将在每个月的绩效薪酬中扣除相应的权重和积分，从而鼓励档案管理人员严格按照流程操作。其次，档案管理制度的完善，还包括监督制度的完善，根据单位档案管理的特点和经常出现的问题，拟定档案管理的监督标准，可设定两套监督制度：一个是内部监督。在单位内部制订不定时档案管理抽查制度，从而对档案管理人员形成行为约束，严格按照档案管理流程和制度要求开展工作。二是设置外部监督。尤其是国家机关和事业单位，对档案管理采取群众监督的方式，从而形成多元化、立体化监督机制，促进档案管理的立体化监督，促进档案管理的规范化运作。

五、结语

综上所述，纸质档案和数字化档案规范化的统一管理，是时代发展的要求，也是提高档案管理和利用效率的要求。目前单位的档案管理还存在很多问题，因此本文对纸质档案和数字化档案规范化统一管理存在的问题进行分析，并提出了规范化统一管理的对策，希望本文的研究对纸质档案和数字化档案的规范化统一管理产生积极作用。

作者：羊飞蓉 单位：湖南省湘南地质勘察院