黄河基层单位工程档案规范化管理对策

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【摘要】针对济南黄河河务局及局属单位开展档案规范化管理实际，分析归纳黄河系统与地方单位的优势与差异，总结了档案业务规范化管理的经验做法，剖析了现存问题及解决对策，以期对基层单位档案业务建设提供指导。

【关键词】济南黄河；档案管理；规范化建设

为推动“十四五”时期济南黄河档案事业高质量发展，更好地服务新时代造福人民的幸福河建设，济南黄河河务局在开展档案工作业务建设评价过程中，积极推动区（县）局规范档案管理，有效发挥档案在基层治黄工作中的作用。

1档案业务建设经验做法

1.1思想重视，强基固本

1）思想靠前。档案业务建设工作开展之初，单位领导高度重视，将档案业务建设列为年度重点工作，成立专班，明确领导专职负责该项工作。按照“从严、从细、从新”的原则，对标档案业务建设评价办法，做到不缺项漏项，既能全面展示单位档案工作业务建设水平，又能突出档案工作中的亮点和特色。2）部署靠前。在档案工作的开展过程中，要紧跟新时代发展需求，取长补短，提升档案软硬件设备。将档案工作的重大事项摆上重要议事议程，会议纪要中体现出研究解决档案工作的相关问题。将档案经费列入单位预算，要提升档案信息化建设、档案硬件设施、档案办公设备的比重。3）工作靠前。根据工作变动，及时调整档案领导小组成员及专兼职档案员。对于新的专兼职档案员进行一对一、一对多的讲解指导。每年开展档案业务培训，及时了解掌握系统内外各类档案的最新标准，做好档案年度立卷归档工作。利用“国际档案日”等一些重要节日节点，以举办讲座、知识问答等形式宣传档案工作；积极利用微信、QQ传递档案动态，传播档案文化，进一步增强大家的档案意识，提高档案工作的影响力。

1.2组织到位，制度完善

1）科学推动，制度先行。为更好的开展档案业务工作，应完善三个机制。一是建立主要领导负总责，分管领导亲自抓，专、兼职档案员具体管，纵向责任明确、横向有人执行，分工明确的档案管理网络和科学有效的监管运行机制；二是成立以单位负责人为组长，分管领导为副组长，各部门负责人为成员的档案工作领导小组，形成有力的档案工作协调机制；三是完善各级单位档案业务建设评价工作，别特是指导机关部门、局属单位、企业依法建立健全档案工作，对档案验收实行事前指导及事中、事后监管的档案指导管理机制。2）完善档案制度建设。要贯彻落实档案法，参照国家和水利部门的关于档案工作的法律法规和工作规范，结合单位实际，制定印发档案工作规章制度汇编，涵盖档案保管、利用、管理、分类等多个方面内容；适时修订机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定，在档案监督检查、档案信息化、档案开放利用等方面加强制度和标准供给；修订完善与新形势不相适应的制度、办法。推行档案分类方案、文件材料归档范围、档案保管期限表三合一制度。

1.3加强软硬件建设

随着档案资料的增加，传统的档案管理模式已跟不上时代的发展，满足不了治黄工作现代化的需求，档案工作信息化迫在眉睫。为加快档案信息化建设进程，济南黄河河务局及其下属7个区（县）局制定了综合档案管理软件系统配置计划，投入专项经费，安装了综合档案管理软件系统。加大对档案信息化的基础设施建设，加大经费投入，改变以往档案保管条件差、信息化设备匮乏的现状。配置电脑和扫描仪等信息化设备，对全类档案进行扫描，并借鉴河南黄河河务局、山东黄河河务局等先进经验，建立电子档案库，将扫描的文书档案、照片档案等规范化储存，全面推进“数字档案室”的建设。以实现办公室、整理室、阅览室、库房四分开，设施设备齐全，不仅满足了“九防”要求，还能够适应未来10年档案工作需求。

1.4提升专业技能

近年来，济南黄河河务局档案室充分发挥市局职能作用，做好监督指导工作。一是每年的三、四月份市局档案室工作人员到机关各部门对应归档文件材料的收集、整理、归档工作进行一对一的指导，强化档案整理质量，把好归档时间关，完善档案交接手续，提高档案归档工作水平。二是每年四月中旬，市局档案工作人员对所属单位的档案工作进行检查，对局属各单位的专职档案员进行一对一指导，确保贯彻落实档案法规、制度和相关要求。严把档案收集、整理和移交关。三是结合市局办公室党支部“续新育人”工作法，抽调局属单位和各区（县）局专兼职档案员累计14人到市局档案室接收轮岗培训和锻炼。通过一对一的指导模式，对济南黄河档案进行系统学习和实践，使他们在极短的时间内掌握了档案的分类整理、编目、盖章、编号、归档等，并熟练掌握档案管理系统的运用。作为区（县）一级的基层治黄单位，在开展档案业务建设过程中，也总结了开展提技工作过程，归纳为“三学”，向上学、平行学、向外学。向上学，是向市局办公室学习“续新育人”工作法，利用一个月时间集中办公，指导兼职档案员对上一年度档案进行归档整理、对标进行前3年档案自查，做到发现问题随时解决。在这个过程中，新一批兼职档案员能迅速成长起来，熟练掌握文书、科技、会计档案的收集整理及归档流程。平行学，是向系统内兄弟单位学习好的经验做法。实地参观学习他们的档案库房建设、荣誉室建设、档案管理体系建设、档案信息化建设，以及档案业务建设示范单位的创建经验。向外学，是向地方档案示范单位学习先进的工作方法。通过细研《山东省档案工作业务建设评价标准》，发现系统内外在一些档案整理归档的规定和制度上有些不同之处。通过参观学习地方档案业务建设示范单位，借鉴了他们先进的档案管理方法和经验，也更加翔实地了解评价标准。通过档案业务建设，使基层治黄单位档案硬件设备更加齐全、制度更加完善、各种流程更加规范，业务工作更加全面，专兼职档案员的业务技能更加熟练。

2存在问题及对策

2.1档案数字化

针对当前档案业务建设中，档案数字化工作存在的问题，在“十四五”的工作计划中，加快档案资源数字化转型，大力推进“增量电子化”，继续做好“存量数字化”。在“十四五”期间，济南黄河河务局机关及区（县）局传统载体档案数字化率争取达到80%以上，实现档案传统资源向数字资源转变。实现档案网络查询利用升级。简化档案利用程序，结合工作实际，根据工作部署，安装应用山东档案信息管理一体化平台，实现黄河系统省、市、县局三级档案管理系统互联互通。提供多途径、多样化检索方法，开通全局机关用户一站式档案网络查询服务，全面提升档案网络查询服务水平。

2.2档案利用效果

紧紧围绕“黄河战略”《规划纲要》和山东黄河保护治理“五大体系”，加大相关档案资源跨领域、跨区域、跨层级整合力度，用足用好专题档案资源宝贵财富，有效发挥档案工作在济南黄河高质量发展中的重要基础支撑作用。

2.3档案创新

推动档案实践、理论、制度全面创新，推动档案工作与新技术深度融合，为档案事业发展提供持久动力。紧密融合档案工作需求，解决业务中的突出问题，通过新技术、新手段、新设备实现创新。发挥创新引领作用，在加强档案修复、保护等传统技术研究的同时，倡导开展大数据、云计算、人工智能等技术在档案领域的应用研究。济阳黄河河务局在这方面的做法就值得借鉴，该单位引进具有多项专利技术的世纪科怡档案管理系统，并通过网络技术接入电子政务办公系统，依托电子政务系统建成数字化档案室，实现了本单位内部电子文件的远程查询利用、统计、传输等功能，以此为基础的《数字化档案在网络平台下的综合全景应用》创新项目荣获山东黄河科技进步三等奖。《重构网络环境下档案信息平台的分布式开发与利用》项目荣获济南市“讲理想、比贡献”活动科技创新项目奖、济南市档案工作管理与服务创新优秀案例二等奖。

3加强黄河文化与档案的活化利用

3.1深度开发档案信息资源

围绕济南黄河中心工作，组织开展高质量档案编研，编写治黄业务专题档案汇集，续写济南黄河大事记，修订济南黄河组织机构沿革，为各级党组织和单位决策提供资政参考。结合黄河文化宣传册、黄河文化遗产名录、纪录片、文创产品等，将济南治黄历史资料与照片，从档案库房搬上机关墙面、河岸大堤、书册画卷；从书面死文字走向图文活历史，使档案运用有效的活起来，更鲜明生动。章丘黄河河务局依托“一点一线一面”黄河文化新名片、纪录片《范家园惨案回眸》、章丘水文化名录等，做好档案资源开发利用新文章。

3.2拓展档案文化教育功能

围绕重要时间节点重大纪念活动，综合运用档案资源，通过档案发布、展览陈列、图片展示、史料编研等方式，增强档案文化影响力。深入挖掘、宣传人民治黄以来形成档案的历史、现实价值，把各级档案室打造成为党情、河情、局情教育基地。从档案资料中深入挖掘黄河红色故事，寻根溯源，追寻尘封已久的历史故事。用档案讲好黄河人坚守初心使命的红色故事，庚续黄河红色血脉，传承黄河红色基因。

3.3加快开展河地融合

加强与地方档案局、档案馆、党史研究中心、文史委等多家单位沟通交流，做到档案资源的互通互补。在档案开发利用、活化档案等方面的工作中，创新方法，借力合地融合，做好与黄河文化相结合文章，依托全媒体新宣传方式，多种形式展现、突出档案的价值所在。实现档案工作与其他治黄业务工作“同布置、同检查、同考核、同验收”，保护、弘扬和发展优秀的黄河历史文化成果，不断探索新形势下档案管理新途径和新方法，更进一步地服务好治黄工作，开创济南黄河档案管理工作发展新局面。

作者：张云霞 游明 单位：济南黄河河务局 章丘黄河河务局