转设背景学生收费管理现状

导语：转设背景学生收费管理现状一文来源于网友上传，不代表本站观点，若需要原创文章可咨询客服老师，欢迎参考。

摘要：我国高校管理工作中学生工作是重中之重，而学校财务工作则是保证学校其他工作顺利展开的前提，因此学生收费工作既是学生管理的重点难点，又是学校财务管理工作的一个重要内容，应当尤为重视。为符合国家发展需要，高职院校转设为高职本科提上日程。老旧收费系统以及收费方式已经不能够满足高职院校学生收费需求，需要结合数据技术发展促进高校学生收费管理的自动化、规范化和信息共享，实现整个收费过程的公开透明，提高收费工作效率，为未来的转设打下基础。

关键词：转设；收费管理；学生管理

一、高职院校发展现状

国务院颁布“职教二十条”以来，我国职业教育开始加速发展。2019年以来，教育部批准27所学校的本科层次职教办学。2021年，教育部设置247个高职本科专业，正式建立本科层次职业教育专业设置管理的国家制度。目前，高职院校为顺利转设为高职本科院校，需要提高教学水平、扩大师资力量、优化服务水平。学生收费工作就是其中不可缺少的一个环节。可以预见，转设会带来招生人数的扩大，收费项目的增加，对于高校财务部门而言，学生入学的相关项目收费工作会变得日益复杂与繁重。同时，大专三年制与本科四年制的学费衔接转换工作也是一个难点。因此，要充分利用现代信息技术手段和数据处理程序，合理优化收费管理流程，提高院校管理水平和收费效率，为未来的转设打下坚实基础。

二、“J”高职院校学费管理工作现状

（一）收费形式由低效走向智能。“J”高职院校在2019年之前，都是通过银行定时代扣代缴学费，或者POS机刷卡进行学费收缴工作。每当新生开学报到，大量没有及时在银行卡内存入学费或者未及时将银行卡激活的新生，就要在新生报到现场排队缴费或排队激活银行卡。此时，财务处全体工作人员都要到岗收费，记录缴款人姓名、学号、金额等信息。收费结束后，财务人员要及时将缴费信息录入收费系统。在这一过程中，需要防止出现学生姓名、金额录入错误，加大财务人员的工作量，耗费巨大的精力和时间。除此之外，为了方便学生在校内激活银行卡，财务部门还要联系银行工作人员到新生报到现场进行银行卡激活工作。平时学费收缴常采用固定时间收费的办法，错过缴费时间的学生就只能零散缴费，跨越时间达到整个学期甚至整个大学期间，导致学费收缴业务量过大，严重影响财务部门的正常工作。近年来微信、支付宝等支付手段广泛运用在人们的日常生活中，新的支付手段给人们的生活带来便利。“J”高职院校财务部门将这种便利应用在实际学生收费工作中。2020年起，经过和银行、软件开发商的合作，在学校图文信息中心的协助下，“J”高职院校财务部门推出了微信公众号缴费方式，学生只要通过手机就可以登录收费系统自主缴费。同时，电脑端支持选择手机银行、支付宝、微信三种方式中任意一种缴费。缴费金额第二天可以直接到达学校账户，操作简单便捷，省去了财务人员整理学生现场缴费信息的时间，减少了因人工失误出现学生缴费信息错误的可能性。新的智能化缴款方式使得2020年、2021年新生收费现场工作量比往年178︱才智︱2022.06上︱人力资源管理与开发AbilityAndWisdom降低了80%以上，基本杜绝排队现象，节省了学生和家长入学报到的时间，大大提高了效率。（二）相关部门数据无法共享。收费管理在操作方面的重点和难点是各相关部门之间的信息共享。学生收费管理从新生录取开始到毕业离校为止，是持续连贯的过程[1]。其间学生可能会出现未报到、退学、休学、复学、入伍、转专业等学籍异动情况，也会伴随着走读、免医保、免军训等突发情况。这些情况的发生牵涉到招生部门、教务部门、学工部门、二级学院等[2]。各部门信息的及时准确都会影响学费收取工作的顺利展开。当前，“J”高职院校学生收费管理系统孤立的，在实际收费管理中缺乏信息共享，增加大量不必要的重复劳动，同时增加各部门协调沟通的成本。例如，一位已经离校的学生，在校学习三个月后由于生病需要休学，需要班主任代为办理休学手续。此时班主任就要在学工、教务、宿管、图书馆、一卡通等数十个部门之间办理手续，时间跨度会很长。由于学费结算时间点是以走完流程后教务部门出具通知书的日期为准，很可能影响到财务部门学费结算的准确性。高校学生奖助金等款项发放也具有一定难度。“J”高职院校的奖助学金由二级学院评选，学工部门提供最终评定名单，将结果反馈至财务部门发放。其中存在的问题首先是学生名单中姓名、银行卡号、金额的准确性需要学工部门花时间校对。其次，财务部门需要跟踪学生交费信息。根据学生欠费信息，奖助学金的发放方式就存在差异。“J”高职院校学生收费管理系统的一个可取之处就是可以对系统中存在过的学生银行卡信息进行校验，将存在错误可能性的名单反馈给财务人员，财务人员再将名单提供给学工部门再转交至二级学院，由学生再次校对自己信息。在学生信息准确无误后，财务人员通过收费系统将获得奖助学金的学生分为已缴清学费和存在欠费的学生两类。前者较为简单，直接将数据导入发放系统发放。后者则需要将所欠学费抵清，再将结余款项发放给学生。从名单首次交至财务部门到绝大部分学生成功收到奖学金，大概要半个月到一个月时间。而发放的款项除了奖助学金，还有学生贷款，义务兵学费补偿等。发放时间大部分集中在11月-12月，加重财务部门年底工作量。由于未成年、银行卡类型等问题，少部分学生会出现款项发放不成功。学生收到款项的时间一再延迟，可能导致心理焦虑，加大了老师对学生安抚沟通的成本。（三）收费种类繁杂，数据信息量庞大。“J”高职院校的收费项目有教材费、学费、住宿费等近数十种，但每种项目的收费会因不同因素而不同。例如，普高生、社招生、成人教育的学费标准因为他们之间的入学时间的不同而不同；住宿费也会因为不同的住宿设施和环境、以及配套设备有相应的收费标准；书本费也会因不同专业不同选修课而有所差异。所有这些都给学校财务部门的收费工作带来极大的不便。“J”高职院校的书本费情况、住宿情况，分别是教务部门和二级学院的老师手工统计整理制成表格，再转至财务部门进行结算。在财务人员初步结算后，将表格给到学院再发给学生核对。学生若有疑问需要再次与负责统计的老师沟通，之后老师再将新的统计表格给到财务部门。基本每学年第二学期都要处理这些问题，耗费巨大时间精力。全校学生的数据量庞大，学生的各种问题层出不穷，给费用结算带来巨大挑战。（四）欠费率居高不下二级学院缺乏执行力度。“J”高职院校收费系统的查询功能下放到二级学院各辅导员手中，辅导员可以随时了解班级学生的缴费情况，在一定程度上实现了学生缴费情况财务部门和二级学院共享。二级学院从原来被动地通过财务部门的定时公告了解欠费情况，到可以自动自发知道学生各项费用的缴纳情况。由于“J”高职院校新的收费系统依赖于学生自主缴费，不再通过银行代扣，学费是否缴纳依赖于学生及家长的自觉性。有的学生因家庭困难交不起而申请减免或者缓交，有的则是挪用家里寄来的学费，属于恶意欠费[3]。这就需要二级学院辅导员加强主观能动性，对班级学生欠费情况加以重视。“J”高职院校的二级学院作为直接管理学生的部门，对学生的收费工作并没有直接的责任，在对学生的欠费进行催缴时主动性不够高，有时候不会积极地配合收费部门的工作，甚至不知道如何使用收费系统实时了解学生缴费情况，造成学生收费管理工作的脱节，工作效率不高。

三、针对现有学费管理程序的优化和思考

高职院校面临必定会到来的转设为本科层次职业教育的机遇，一定要提前做好准备。高职院校应充分利用数据信息技术，使自身学生收费管理水平得到提升，以面对学生数量增多、学制增长、收费项目日益繁杂、信息滞后不联通，收缴欠费执行度差等问题带来的困境。现针对上述“J”高职院校在收费管理过程中出现的不足和有待改进之处提出如下建议：（一）加强学生思想教育降低欠费率。高校学生收费管理工作中，欠费现象虽然无法杜绝，但是可以将欠费学生分门别类，采用不同手段达到降低欠费率的目的。家庭经济条件比较差的学生，他们不是不愿交学费。对这样的学生，可以通过绿色通道、助学金和助学贷款等手段解决他们的缴费难问题。对没有家庭经济困难但拒绝缴费、恶意拖欠学费的学生，就需要学校相关部门对学生进行思想教育。必要时，辅导员可以与家长联系，沟通学生在校的情况，请家长直接为学生缴清学费解决拖欠学费的问题。学生收费做到具体问题具体分析解决，从而降低欠费的比例。（二）建立综合性“一站式”服务平台实现部门联通。建设智慧校园是解决部门沟通不畅、学费信息延迟的有效方式。高职院校应将数据连接搭建纳入发展规划之中。高职院校各部门不能各自为战，而应建立统一的信息管理平台。财务部门应将学生收费系统的数据通过技术手段对接给相关部门。同时学生学籍异动情况、住宿情况、教材领用情况、学奖助贷情况等，通过服务平台实时共享给财务部门。更可以将异动情况导致更改的数据直接关联收费系统，保证收费管理的基本数据准确和及时。例如，学生走读的信息一经宿管部门确认，收费系统就能直接生成住宿费退费指令（已交住宿费）或减免指令（未交住宿费）。这样既可以节约收费工作的人力、物力和财力，又可以增强各业务部门的凝聚力和协同执行力，从而提高学校各项工作的管理效率和管理水平。（三）资源整合为决策提供报表和图表的数据分析。在大数据背景下，数据的提炼、筛选、分析和呈现可以帮助院校领导及时准确了解学生收费信息。大部分高职院校学生收费管理系统都只有基础数据，不能直接向院校领导提供直观、可比、具有时效性的学生数据分析[4]。院校领导要想精准了解学生数据及分析结果，就需要现有学生收费管理系统通过信息技术手段添加统计、分析模块，生成多种统计数据和分析报表、图表，再通过综合服务平台使相关部门可以直接查看。设想一下，学生收费管理系统可按专业、年级、班级、地域等类别统计应收金额和实收金额以及欠费金额等数据,然后分类进行排序，生成报表。综上所述，根据类别和时间段对缴费比例、欠费率、报到率、走读率等指标进行统计，做到跨部门、跨学院、跨年度的横向、纵向可比。院校领导可以通过收费系统直接生成的数据，一目了然看到不同学院、专业、年级的学生收费情况，从而有针对性地作出科学决策。（四）完善学费收缴的内部控制，建立收费工作奖惩机制。学费收缴的内部控制需要从三个层面上进行把控。第一，学校层面应该出台关于学生收费管理的制度文件，明确学费管理涉及的部门及其职责[5]。院校领导通过学生收费系统的分析功能制定学费管理的大方针。第二，部门层面根据学校的规章制度明确部门内部的细化及分工。招生部门是学生录取数据的源头。教务部门对学生学籍、选课等信息有及时更新的责任。学工部门对学生在校的住宿情况、思想情况都有教育和引导责任。财务部门是学生收费管理的一线部门，所有部门的数据最后汇总到财务部门，由财务部门负责具体的实施。财务部门要细化每名工作人员的职责和权限，做到相互制约。各部门之间除自我监督外，还应该互相监督、及时纠正失误，使学生收费管理工作流程规范化。第三，学生层面需要二级学院制定奖惩制度监督学生缴费工作。学院可以定期为辅导员班主任培训，让其熟悉收费系统的查询模块。同时，可以将班主任辅导员的绩效考核和其班级学生的欠费率挂钩，在班级之间进行学生欠费率排名。欠费率低的给予奖励，欠费率高的批评公示。由跟学生接触的学院人员督促学生缴费，欠费收缴的可能性才会提高。

四、结语

大数据时代，学费管理工作不再是单纯的收取学费，而是一整套数据化的流程，涉及财务部门、二级学院、教务等相关部门，需要全校的通力合作。高职院校有效利用信息技术手段推进智慧校园，实现学生数据共享；采取多种收费方式并行的收费手段降低学生缴费难度；通过整合分析为学费管理、领导决策提供数据支撑；通过思想教育让学生明白自身责任；完善收费管理制度，由上至下、由内而外把控收费管理的每个流程，才能使学校在国家指定的本科层次职业教育道路上越走越远、越走越好。

参考文献

[1]徐琳琳.高校学费管理存在的问题及对策分析[J].经济研究导刊,2020(24):82-83.

[2]郑婷婷.信息电子化下高校学生收费管理工作的思考[J].会计师,2020(02):78-79.

[3]胡秀丽,彭思喜.高等院校学生收费的流程优化研究[J].经济研究导刊,2018(10):130-131+199.

[4]张爽英.信息化条件下高职院校学生收费管理的创新[J].数字经济,2019(7):195-196.

[5]齐天.高校学生收费内部控制的优化路径[J].财会学习,2020(19):188-190.

作者：朱佳瑜