高校智慧财务报账模式研究

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摘要:2019年末的新冠肺炎疫情打乱了正常的生活和工作，更是加快了企事业单位数字化转型的脚步。在抗击疫情的同时，学习生活和工作还在继续，人们习惯于左手抓疫情右手抓经济，逐渐适应了网络医疗、远程办公、线上教学，这时“互联网+”平台逐渐被更多的群体所使用，平台高校有序地汇聚各类优质资源，提供更优质便捷的服务。而财务处作为高校最重要的部门之一，财务报账作为高校财务管理中与老师和学生打交道最多的工作、师生群体接触最广泛最密集的工作，也是最重要、最基础的工作，势必需要打破传统报销模式，向无纸化报销趋势发展。

关键词:高校;智慧财务;财务报账

1传统财务报销模式的局限性

传统的财务报账模式最主要的特点是:接触性、纸质化。师生需要将纸质的发票及相关资料(包括合同、付款记录、增值税发票查验单及科研部门要求的相关单据等)，经过负责人、相关部门审批签字后递交到财务部门。

1．1存在面对面接触、发生交叉感染的风险

传统报销必须接触纸质票据，经项目负责人部门领导审批、签字和财务报账等环节，审核部门面对的是全校师生，财务部门面对的是全校报账人员。纸质票据是病毒传播的媒介，而师生服务大厅、报账大厅是人员流动性大、相对密集封闭场所，密切的接触增加了感染的风险。

1．2投递式报账未实现报账预审，问题单居高

现阶段大部分高校实行的是投递式报账模式。投递式报账取消了预审模式，报销人从财务系统网上预约后将打印出的报销单投递到投递机中，由于没有审核造成了大量有问题的单据，错误率高达40%，问题单据始终居高不下。

1．3部门之间“各自为战”、联动性差

高校财务、人事、科研、教务、学生工作处等部门缺乏信息及时共享、各体系彼此孤立、缺乏系统性整合。涉及到跨部门复杂业务，甚至需要师生来回跑，沟通成本高。比如，相关部门给老师下拨的部门经费和财务部门经费管理有差异，老师的账务余额与财务部门的账务余额不协调，导致老师经费充足财务部门国库金额不足而无法报账，加剧了师生与财务部门的矛盾。

1．4人工依赖性强、工作效率低

目前大部分高校实行的是网上预约、投递机自助投递的报账模式。此模式解决了师生现场报账、排队等待的问题，但是报销单仍需要线下审批，师生要在各部门之间跑审批，除了项目负责人签字，各类不同经费支出还需要科研部门、教学部门、人事部门、国有资产管理部门等审批，一旦某个部门审批未通过，整个报销周期延期拉长。高校经费下拨额度日益增加，报销业务量日益剧增，报销单据量有增无减，财务人员忙于审核和制单环节，无暇顾及财务管理工作，如果遇到报销旺季和项目验收节点，只能通过加班加点来完成工作。

1．5纸质媒介易丢失、难保存

现阶段高校账务媒介仍然是纸质票据，有的高校涉及到军方有涉密项目，对涉密文件的保存性要求极高。根据规定，会计凭证的保管时间长达三十年，增值税发票、合同等纸质资料，因保存时间长、空气潮湿、水灾火灾等自然因素或人为因素，发生老化、发潮、损坏丢失或被盗，而纸质发票的唯一性、合同文件的保密性，一旦丢失或被盗将发生不可逆补的后果。

2高校智慧财务报账模式的构想

2．1模式结构

智慧财务报账模式以智能高效为原则，实行网上预约、线上审批、智能审核，流程完毕生成凭证，自动形成电子档案。

2．2电子发票模式构想

电子发票因为方便快捷、可替代性强(丢失可重复下载)等特点逐渐取代纸质发票成为发票主流。关于电子发票的构想:全国电子发票普及化，每个报销人会有自己的发票票包，票包里的发票模式分为三种:未报销、待报销和已报销。报销人根据自己购买的商品类别业务性质，选择发票抬头后自动开具电子发票，下载后的发票自动进入到票包中，电子发票进入到未报销模式。财务系统会自动归集票包中的发票抬头，报销人即可选择相应的业务进行报销，报销人选定发票后，系统自动识别相应业务并自动提取对应的金额和商品类别，自动进行电子发票认证和查验真伪，这大大减轻了报销人填写发票信息的工作量，和减轻金额出错的可能性;同时，报销人一旦选择电子发票报销，发票将进入待报销模式，此模式下电子发票不可以重复选择报销;当财务人员审核通过后，票包中的电子发票变成已报销模式并反馈给报销人，此模式下即表明电子发票已经报销完毕。报销人通过查看票包中电子发票的三种模式，未报销和已报销的发票信息一目了然，既避免了重复报销又防止发票漏报，还大大减轻了填写发票信息、电子发票认证的工作量。

2．3支付信息识别模式构想

传统模式下，报销人需要将支付信息手动填写，有时候账户名和银行户名或银行账号填写错误导致汇款不成功。在智慧财务系统下，若报销人选择对公支付，系统会自动提取发票信息，包括销售方的户名、银行账号和金额，减轻了报销人录入信息的工作量，并且杜绝了错误信息和金额，提供了资金的支付效率，也减轻了出纳重复汇款的工作量，同时，账户名称和金额自动识别也减轻了财务人员反复核对发票和银行信息的工作量，大大提高了审核和制单效率。

2．4线上审批模式构想

纸质报销单取消后，将进入到电子签名模式，财务系统根据报销人选择的模块自动分类，比如酬金业务、日常报销业务、差旅费报销等自动加载信息推送到项目负责人系统中，负责人根据相关的经济业务和项目信息，对发票信息和支付信息的真实性和合理性以及与项目的相关性进行审核，审核通过后自动推送到财务部门。线上审批即规避了线下顶替签字的风险，又解决了报销人签字难和反复跑腿以及老师出差无法签字等问题。

3高校智慧财务实施建议

3．1转变职能观念、提升决策能力

随着人工智能化的发展，机器人取代财务人员是必然趋势。传统的财务工作者只是机械重复的制单工作，无暇顾及财务管理问题和了解学校财务决策，也无法参与相关参与决策的制定，在不断完善的财务模式下，财务工作者可以从传统的大量的机械性重复工作中解脱出来，有更多的时间和精力通过智慧财务信息共享平台享受更多的资源，提升财务分析以及学校层面的预测分析，为学校制定更好地财务战略提供更可靠准确的财务数据，从而转变为管理决策者。

3．2加强内部控制，确保财务信息安全

建立健全财务管理制度和内部控制制度，打造智慧财务报账流程，重点打造网上报账规范性操作流程，保护报账人信息安全、可靠，确保财务数据信息真实性、完整性、保密性。第一，制定网上报账审核权限、职责，确保不相容职位相分离，杜绝越权审批和降低人为因素;第二，加强财务信息网络安全管理制度，将服务器放置学校机房，学校机房作为信息重地为数据的运行和维护提供良好的服务环境。将财务数据库纳入学校校园网络统一管理，通过设置防火墙、防黑客系统、数据运行加密等技术保证数据的运行安全。第三，制定电子档案管理办法，加强数据传输的安全性、保密性，以及数据备份的完整性和稳定性。

3．3注重培训，打造复合型人才

高校智慧财务模式的运用需要每个财务人员熟悉运行模式，各个子模块几乎涉及到所有的报账业务，需要他们掌握各类操作及相关规章制度，加强培训势在必行。在培训中，要加强对财务管理工作者、数据管理者、信息维护者、电子档案保管者的培训。随后，要加强师生的智慧财务报账模式的培训，财务工作者定期组织相关业务培训，并到各院系部门组织培训，让更多的师生了解和掌握新型报账模式。有效管理和运用数据信息并对数据信息进行分析的能力是当代复合型人才必不可少的能力，高校应该及时转变财务工作者的培养模式，重视复合型人才的队伍建设，通过内部培训外部引进等人才策略培养复合型的人才，建立健全合理的人才激励制度和考评制度，为高校的发展储备复合型人才队伍。

3．4提升财务服务质量，打造报账服务新体验

让师生重点关注报销业务，忽略跑腿签字等报账环节，通过线上操作，足不出户即可完成报账，少跑腿而让师生有更多的时间和精力投入到科研工作中，提升财务服务质量，打造师生报账新体验。

参考文献

［1］周晶．后疫情时代高校报账“零接触”模式探究［J］．新会计(月刊)，2021．

［2］李洋，何爱群．后疫情时代智慧财务在高校的应用研究［J］．商业会计，2021．

［3］王琦，王仕会．高校财务全流程非接触式报销模式构建［J］．教育财会研究，2021．

［4］傅小敬．科技战“疫”下高校财务智能报销流程优化的几点设想［J］．财会研究，2021．

［5］周晶．“智能财务时代”高校财务报销模式的演变与探索———以W大学为例［J］．国际商务财会，2021.

作者：丁文婷 高芳 赵敬予 单位：哈尔滨工业大学计划财务处