基层疾控机构科技档案管理发展策略

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摘要：本文立足于基层疾控机构实际，对其科技档案的管理现状进行概述，指出其中存在的问题，并提出相应的应对措施，旨在为我国基层疾控机构的稳定发展提供一定的参考与借鉴。

关键词：基层疾控机构；科技档案；档案管理；发展

一般来说，疾控机构的科技档案，泛指机构于疫情防控、学术研究期间所形成的，具有一定价值的资料，包括文献、图像、音视频等等。一套系统性且内容详实可靠的档案，有助于帮助疾控机构总结相关经验，明确工作中所存在的不足之处，对于疫情监测预报、流行病学分析以及维护公共卫生均具有极其深远的意义。即便是在日后暴发类似的疫情，也能够为其提供相应的参考，推动疾控业务水平的提升，完善基层疾控机构的管理架构。因此，做好基层疾控科技档案管理工作的意义重大。此外，在疫情暴发后，基层疾控机构大多处于一线，通常会面临繁多且复杂的病例，这无疑会进一步加大基层疾控机构科技档案管理工作的难度。为了能够对基层疾控机构的阶段性工作作出总结分析，并为日后的发展提供全面可靠的规划，科技档案管理工作尚需承担更多的责任，发挥其积极的价值。

一、疾控机构科技档案的特点

随着医疗卫生事业的迅猛发展，各级疾病预防控制中心在长期的工作活动中，不仅形成了大量的业务技术档案，而且产生了诸多的预防医学科技档案。这些档案资料包含着大量的科研成果、技术专利和高新科技等信息，它们既是科研工作者智慧的结晶和宝贵的财富，也是疾控机构科学技术储备的重要形式。因此，疾控机构要注重对这些科研档案的管理和保存，建立专门的科研档案管理部门，科学、规范、系统地管理科研档案，提高科研档案的安全性和有效性，更好地促进科研水平提升，推动学科建设及发展。

（一）科技档案形成的周期长

预防医学科研成果取得的周期长，科研课题从选题、立项、结题到成果鉴定少则2-3年，重大项目3-5年或甚至更长时间，研究成果在发表后科研人员还要进行累计及后续研究，形成更加卓有成效的研究成果，科研课题的内容资料也随着课题时间的长度增加而增多。

（二）专业性强，项目协作多

医学科研课题研究以应用性研究为主，专题的研究储多，项目均具有较强的专业性，有的还会涉及多学科、多专题交叉，与其他单位开展学科融合，通过共同组织科研攻关，综合研究，多领域、多角度去论证才得出科研成果。因此课题研究所形成的载体具有形式多样、数量大、综合性强的特性。

（三）具有较强的实用性

科研档案是经过收集、归类、整理、鉴定等科学方法形成的具有保存价值的资料，是科研项目成果最真实的反馈及水平体现，它能为科研管理机构和科研人员在科研管理、科技决策、科学研究、技术交流、著书立说、职称晋升、经验总结等方面提供信息和依据，起到凭证和参考作用。

二、当前基层疾控机构科技档案管理存在的主要问题

（一）档案管理重视度不足

当前，由于公共卫生事件频发，基层疾控机构所需面临的病种日益增多，故而疾控机构需要一个更加全面、细致、稳定的科技档案管理模式。不过，透视当下基层疾控机构档案管理工作的现状，不难发现多数机构对于档案管理工作的重视程度有限，对于档案的收纳、存储以及管理处于一种混乱失序的状态。一旦暴发疫情，想要调取相关档案作为参考借鉴时，却难以及时检索调用，这就是基层疾控机构对于科技档案管理缺乏重视的集中表现。健全、稳定的档案管理系统，能够协助基层疾控机构明确疫情控制的主体方向，及早控制病情的蔓延，更为妥善地处置疫情所带来的一系列灾难。而当下我国基层疾控机构却并未认识到这一点，究其原因，主要是在于机构领导将档案管理视为辅助性工作，未能制定系统化的科技档案管理计划，档案管理编制同档案管理的需求不相匹配，档案管理人员的专业化素质不足，这就导致基层疾控机构的科技档案管理工作的建设发展，始终处于一种停滞的状态，档案管理工作投入的时间、精力较为有限，故而档案管理工作的实效性也无法得以发挥，这就使科技档案管理工作陷入了步步荆棘的困境当中。

（二）档案管理团队建设滞后

从现状来看，在基层疾控机构科技档案管理工作之中，所涉事项复杂，档案管理内容繁多，绝大多数档案隶属于办公室管理，缺乏一个独立且专业化团队的引领，这就导致基层疾控机构科技档案管理的日常工作陷入空白。由于未设立专门的档案管理部门，导致档案管理的技术性偏低，部分档案的存储系统过于简陋，导致后续档案调用受阻，使管理系统不仅未能发挥其高效化管理的特征，反而成为阻碍科技档案管理发展的累赘。此外，对于科技档案管理的硬件配置不足，只是档案管理团队建设滞后的一个方面。从另一个角度来看，基层疾控机构对于档案管理人员的培养也缺乏足够的深度。须知，疾控机构科技档案的管理，均是与疫情的暴发及应对相匹配的，旨在为日后的疫情防控提供参考，故而科技档案的管理同时也伴随着内容的详细记录与实时更新，这对于档案管理人员的专业化素质提出了更高的要求。但是，当前基层疾控机构档案管理人员的待遇偏低，专业化素养不足，并不具备承担上述责任的能力，因而影响了档案管理团队的建设。

（三）档案管理的内容问题

不同于上述制度亦或是建设方面的问题，档案管理内容上所呈现的问题往往更加严重，因为它较为严重地影响了科技档案的实效性。首先，科技档案当中，理论性及结论材料占据多数，对于研究过程的叙述则十分有限。这是一个十分突出的问题。尤其在研究过程当中，档案管理人员大多往往只注重对于档案结论的收纳、整理，对于研究过程中的各项细节则弃之不顾，致使很多珍贵的图表、手稿流失，导致日后无法在此基础之上展开进一步的研究。其次，科技档案之中多为普遍性的材料，独具创意以及前瞻性的材料则相当有限。在对科技档案所需的材料加以收集整理时，工作人员的注意力大多集中在公共疾病的研究资料上，对于地域性、突发性的公共疾病研究材料则相对较少，这就导致此类疾病暴发之际，无法找到对应的研究材料加以支撑，难以在短期内拟定妥当的应对措施。第三，科研档案利用率较低。科研档案主要是为科研工作提供参考利用，让科研人员了解与其研究方向相同的科研工作发展情况，避免重复，在此基础上为更进一步的研究提供数据资料。但是由于科研档案的完整率和归档率低，质量不高，资料不全，难以为科研人员提供借鉴。因此，科研人员开展科研工作时很少到科研管理部门查询相关的档案，这也是科研档案利用率低的主要原因之一。并且为了科研档案的保密性，要查阅和利用档案，需要经过层层的审批，这样严格的审批会使很多员工利用科研档案的积极性受到严重的影响。

三、基层疾控机构科技档案管理的发展策略

（一）树立良好的科技档案管理理念

科技档案管理理念的树立，需从两个方面着手，一是深化领导，落实责任。由上级疾控部门着手，指导基层疾控机构将科技档案管理工作列为重点工作加以实施，并建立定期考核检查制度，确保各项措施贯彻落实。同时，建立科技档案管理责任制度，明确不同岗位所需承担的任务及其责任，并将科技档案的考核结果录入年度考评当中，将其视为基层疾控机构建设发展的一项重要指标；二是树立科技档案的权威性，帮助工作人员建立良好的档案意识，密切关注科技档案存储、管理、调用以及借阅的具体动向，深化对于档案管理回收重要性的认识。对于科技档案真实性与可靠性的评估，也是档案管理理念严谨化发展的一项重要措施。大多数科技档案的基本价值，主要是用于对疫情暴发的把握与预测，将科技档案所记述的内容同现今的情况加以合理的分析与对比，拟定可靠的防控措施。对于基层疾控机构而言，科技档案管理工作，在某种程度之上也是疫病防控的基本准备，需要加以关注、重视，确保档案管理工作能够顺利展开，最大限度发挥基层疾控机构的作用。

（二）制定基层疾控机构科技档案管理标准

要想实现科技档案管理的持续发展，基层疾控机构必须要对新档案的生成、档案借阅查询、旧档案维护、阶段性档案统计分析等工作的流程进行全面的规范。其中，在进行新档案的管理工作时，还要同时建立纸质档案与电子档案，并将必要的纸质档案扫描存档，此时还需要对现有的档案分类进行适当的改进与调整。对于档案的借阅查询，查询者应认真填写借阅信息，明确负责管理的工作人员，便于日后发现问题时寻找责任人。在进行旧档案维护时，首先需要确保纸质档案的保存质量，然后对旧有档案进行定期维护与更新，并对新近年限和时间久远的档案区别保存。对于阶段性档案统计分析工作，管理人员应根据地区实际情况，对重点疾病控制工作的相关档案进行仔细的统计、分析，并生成相应的统计报告，为基层疾控工作提供参考。严谨的档案管理标准的制定与实行是确保管理工作效率提高，节省资源、避免管理漏洞发生的重要保障。因此，基层疾控机构不仅要实行与社会发展相符合的管理流程规范与档案信息化建设，还要明确规定档案生成的时效、纸质档案和电子档案的文本形式、数据库标准、借阅人员的登记和权限、档案定期维护的时间、维护的具体内容、统计报告的生成周期、档案管理人员的职责范围等，从而使现有的科技档案管理工作能够有章可循。在依据实际情况建立新的档案管理流程之后，要立即公示，带动基层疾控机构各部门尽快使用新的管理流程。通过激励政策的不断完善，可推动档案管理人员主动、积极地投入工作中，但需要同时做好精神与物质上的激励才可，具体来说就是使其不仅在精神上得到鼓励，在政治待遇和物质上也能得到保障。

（三）推进科技档案管理的制度化、信息化发展

当前，随着信息化技术与档案管理工作的融合，它为档案管理工作的建设发展提供了更多的方向以及可能性。档案管理工作不再局限于书面，电子档案的管理也纳入其范畴之内。为此，我们要加大信息化技术在科技档案管理工作之中的应用，将所录入的档案一一编号，妥善存储，并将存储信息录入计算机当中，便于日后调用、查阅。将所有录入的科技档案予以扫描、备份，避免因原件遗失导致重要的阶段性科研成果荡然无存。此外，在基层疾控机构档案管理体系的建设上，需从内部不断完善档案管理的结构，建立档案管理的规范化行为章程，使之成为一个相对完整的科学化系统，以此来为所属地区的新生儿童、各类疾病的发病人群制定专项管理卡片和配套电子档案。对于信息化平台的建立，应当包括信息录入、分类查询、统计分析、提示预警等功能，然后还要依据未发病人群、发病人群的详细信息，创建分类统计，并将性别、年龄、疾病控制过程、防疫情况以及人群类型等作为重点统计分类的对象，从而确保新生成档案和数据库的直接关联。此外，如果出现防疫、疾控指标波动的情况，还可由系统做出提示，管理人员也可依据不同的周期生成统计报告，确保档案管理工作者能够依靠管理体系的运行，逐步深化自身的档案管理意识，切实提高工作效率。在管理体系的建设过程之中，需同自身实际需求以及当下的政策相结合，使基层疾控机构的科技档案管理工作更为严谨、细致、全面，制定与之相匹配的管理人员考核制度，确保所有管理者均能严格遵照制度行事，提高档案管理工作的规范性、标准性，使其工作质量得以提升。换言之，科技档案管理体系的建设是基础性内容，而管理人员考核制度的确立，则是维护管理体系的必要保障。考核制度的贯彻落实，管理人员的工作业绩便同考核挂钩，这会使他们以认真严谨的工作态度投入到到档案管理工作当中，严格遵照相关规章制度来规范自身的行为，提高档案管理实效性的同时，强化管理人员的专业化素质。在科技档案管理规章制度的建设上，首先要明确档案管理工作的价值及其重要性，使档案管理工作人员能够立足于工作需求，利用专业化知识，秉持认真负责的工作态度，使自身的优势得到最大的发挥，这也是基层疾控机构科技档案管理建设发展的一大要点。

（四）培养高素质、专业化档案管理人员

基层疾控机构科技档案管理的基础单位在于人，也就是说，管理人员的专业化素质直接决定了档案管理工作的优劣。考虑到当前档案管理工作信息化发展的趋势十分明显，故而档案管理人员也要具备良好的信息技术能力，以适应档案管理工作的需求。其次，基于基层疾控机构工作的特殊性，档案管理人员或不必具备完善的医学知识体系，但对于医学知识的基础了解却是必要的，只有具备基础医学知识的管理人员，才能够对基层疾控机构的科技档案予以有效分类，避免档案管理混乱或是档案遗失情况的发生。此外，可鼓励档案管理人员积极汲取国内外优秀的档案管理经验，更新自身知识结构，改善自身工作状态，广泛借鉴优秀的档案管理工作理念与模式，使基层疾控机构的档案管理工作更为有序、高效。最后，可定期组织档案管理人员接受信息化教育培训，帮助他们建立良好的信息技术功底，能够娴熟操作各类档案存储管理软件，对新增的科技档案进行扫描、编码、存储，如机构内有调用科技档案的需求，也能及时找到档案存储的位置，供人取阅。综上所述，要想有效提升疾控机构科研学术水平和学科影响力，就需要加强对基层机构科技档案的管理，这也是我国基层医疗事业发展的重要组成部分，从而确保档案内容及其研究成果能够得到良好的发展、传承，在面临突发公共卫生事件时，能够及时调用过往的科技档案，从中汲取经验，从而更为从容、冷静地应对，确保广大人民群众的健康安全。

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作者：耿琳 单位：临沂市疾病预防控制中心