信息化背景企业档案分类研究

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【摘要】本文通过对企业档案分类工作的回顾及实践经验的总结，提出信息时代企业档案分类工作的思路，旨在探索适应信息化时代的企业档案工作之路。

【关键词】企业档案；档案分类

企业档案分类，是根据企业档案的内容性质和形成特点，把一定范围的企业档案划分成不同的类别层次，从而形成一定从属关系和平行关系的企业档案系统。对企业档案进行科学分类，是管理企业档案的必要手段，是企业档案整理工作的框架和平台。它既是一种严密的思维活动，又是一项对企业档案管理产生深刻影响的业务实践。通常来讲，企业档案分为实体分类和信息分类。档案实体分类是指以档案实体为对象所进行的分类，是对全宗内每一份档案文件或案卷划分类别，组成保管单位，并依据一定规则给其编制一个固定的“档号”，便于保持档案的有机联系和按序排架；档案信息分类是指以档案所记述的信息为对象所进行的分类，将每一份档案文件或每一个保管单位著录成条目并进行分类，按照一定规则形成目录或索引，便于档案有效、便捷地提供利用。因此档案分类在企业档案管理体系建设中具有档案实体管理和档案信息资源整合的双重作用，同时也是档案传统手工管理与计算机自动化管理重要的业务衔接点，无论是档案实体分类还是档案信息分类，立档单位档案部门均需遵循一定的原则和标准，切实制订相应的分类规则，以此作为档案人员整理工作需遵循的一项准则。

一、历史回顾

国家档案局于1991年出台了《工业企业档案分类试行规则》，设置了“党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计类、干部职工类”10个一级类目，这也就是大家熟知的“企业档案十大类”，这是工业企业档案分类的依据性文件，目前仍在有效实施，各企业虽然派生出各种版本，但基本上还是在这个分类规则上进行拓展的，保留了企业档案十大类分类的基本特征。1992年2月，原国家冶金工业部出台了《冶金档案分类编号规则》，设置了“党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计类、干部职工类、地质类、设计类、工程施工类、教学类、新闻书稿类”15个一级类目。笔者所在的企业，作为冶金工业部的直属企业，在遵循国家档案局和冶金工业部有关制度的基础上，结合本企业实际，于1994年5月制订了本企业的《档案分类编号规则》。此规则共设置了11个一级类目（包括党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理、产品、科研、建设项目、设备仪器、会计、教学、新闻书稿）和152个二级类目。从档案分类编号结构中不难看出，传统档案管理背景下制订的分类编号规则的一大特征就是分段多，特别是设置的层次较多，一般除一、二级类目外，均设置了三级或更多层次。因此，“档号”所揭示的信息相对来说就多，透过“档号”就可以基本定位到所需要利用的档案。这种分类体系主要是针对档案实体分类而言，具有明显的手工档案管理时代特征。但正是因为“档号”分段多，使分类过于繁琐，增加了整理工作量，若按“档号”入库排架，无形中增加了库房倒架频率。

二、实践情况

（一）管理类档案。1996年，本企业开始实施文件档案一体化管理，自动接收协同办公系统的归档电子文件和相关归档信息，并采用以“件”为单位对管理类档案进行整理。最显著的变化：一是文件、档案实现流程化、一体化管理；二是档案采取不组卷的整理方式，原则上一“件”一“档”。最显著的成效是文件、档案信息资源实现了共享，减少了信息著录、组卷等工作环节，工作效率显著提高。变革后管理类档案的管理方式对实体分类的要求明显降低，而对信息分类的要求有所提高，需求发生了变化，因此，我们对管理类档案分类进行了研究分析：管理类档案的管理特点是以“件”为单位管理，从文件接收、整理到档案保管、鉴定、销毁，所涉及的关键要素是“年度”和“保管期限”，同时为兼容特殊载体档案和电子单套制的管理，可增加“载体”要素，因此改进后的规则为：全宗内档案采用以“年度+保管期限+载体”的分类方法，实物依次装盒，盒内文件序号即为“件号”。“年度”“保管期限”“载体”“盒号”和“件号”的组合即为每份文件的“档号”。改进后的管理类档案分类编号结构形式相对简化，取消了原先档案分类编号中的一、二级类目设置，系统根据每份归档文件的“年度”“保管期限”和“载体”自动生成“盒号”，大大减少了整理工作量；档案按“盒号”排架，基本上不用倒架，管理效率也显著提高。（二）科技档案。科技档案的管理特点是系统性和成套性，从文件接收、整理到档案验收、保管、提供利用，所涉及的关键要素是“产品”“项目”“设备”等，因此，科技档案全宗内的“档号”一般定为：“分类号”（产品种类或产品型号或科研专业或项目代号或设备装置机组代号）+“案卷号”。但实际工作中，由于产品种类、科研专业、设备台套都有很强的技术性、专业性，仅凭档案人员很难进行清晰的划分，一旦划分有误，实体档案进行更改的工作量很大，费时费力。而项目代号随着企业大规模基建项目的减少，技改项目、维修工程项目的日益增多，投资管理部门或设备管理部门编制的项目代号也日益复杂，再将项目代号或档案部门转化的项目代号体现在档号中，都显得比较繁杂。因此，我们对科技档案分类结合企业实际情况进行了研究分析，如科研档案，其显著特点是以课题项目成套，每一个科研项目的研究材料都是有机联系的整体，科研项目结题成果登记后由业务系统（科技管理系统）以科研项目为单位，一次性自动向档案系统推送，而且随着业务系统（科技管理系统）中电子文件流转、电子签名、安全认证等功能的日趋成熟稳定，并且支持在线电子文件归档，科研档案基本上实现了电子档案单套管理，因此改进后的“档号”规则为：全宗内档案以“一级类目+年度+载体+案卷号”的组合。又如建设项目档案分类编号规则也进行了简化，取消了“项目”“专业”这一层次的设置，全宗内档案采取按“一级类目+项目单位+阶段（可选）+载体+案卷号”的分类方法，可操作性强，减少了档号的复杂度。（三）会计档案。同样，当会计档案管理逐步步入信息化行列之时，其分类编号结构形式也完全可以简化，实体分类可以取消“科目”等层次的设置，而信息分类则可以更为详尽，从而达到满足用户不同需求的目的。从上述档案分类体系建设的实践中可以看出，企业对“档案分类”是相当重视的，认真研究制订了档案分类编号规则，力争将各类归档文件材料之间的关联性充分揭示出来，形成一个具有有机联系的档案整体，并在实践中推广、优化。但是传统档案管理模式下建立的企业档案分类体系，注重的是档案实体分类，重视档案材料形成的规律和特点，强调在档案管理和保存过程中用“档号”进行固化。随着信息时代的到来，档案的有机联系、案卷的有序排架，尤其是档案的有效利用已不完全依赖于对档案实体进行分类编号来实现。因此，企业档案管理人员如果仍将大量的时间和精力放在档案的手工分类整理上，沿用繁琐的档案分类方法，片面突出分类的层次性，忽视了“如何更好地提供利用服务”，不利于档案事业的良性发展。因此，档案管理部门应该打破传统档案分类方式的束缚，优化档案分类体系，立足实效，着眼用户需求，依靠信息技术，建立更为合理、简洁、稳定的档案分类体系，减轻手工整理档案工作的负担。只有简化分类体系，才有将档案管理人员从繁重的手工整理工作中解放出来，将更多的精力放在利用服务上，更好地为企业服务。

三、工作思路

（一）简化实体分类，深化信息分类。在信息时代，特别是在新《档案法》颁布的依法治档背景下，面临单套电子档案管理的新趋势，企业档案分类应将视角全面转向信息分类、简化整理、深化检索、简化实体分类、深化信息分类等。档案信息分类，是对档案实体所记录的信息内容进行分类，其特点：一是打破全宗界限，实现跨全宗检索；二是对档案内容进行多维度、全方位的分类，可从不同的角度查找到内容相同或相近的档案，满足不同用户的需求。在实际工作中。我们可以在充分调研、掌握不同用户需求的基础上，提供多个角度来揭示和关联档案文件材料之间的信息联系，可设置档案分类代码字典表，如“产品种类（大、中、小）”“项目编号”“专业”“固定资产编码”“会计科目”等等，以及在项目管理中推行的“位码（工厂对象编号）”“WBS码（工程项目分解结构）”“PBS码（设施分解结构）”“C码（物料代码）”等其他更多要素，都可以作为著录字段进行多层级的著录。用户检索时，利用档案信息管理系统的智能性特点进行科学的识别和组配，按各类要素进行分类索引、逻辑组合，即可迅速、准确、全面、系统地获得所需的档案信息，在深度和广度上为档案检索和开发利用创造条件。这种对档案信息进行分类标引的方法，不仅可以提供常规的档案检索利用，还有助于方便地编制案卷目录、专题目录等，更可以为档案编研工作打下基础。（二）从信息分类向知识管理、智能服务发展。企业档案系统长期采取的模式是目录数据库与全文挂接，上述信息分类提供的就是引导式静态导航，通过分类导航，逐步缩小检索范围定位到单个或多个文件；或利用搜索技术，通过关键词搜索准确定位到用户所需要的单个或多个文件。这种检索方式，只有当用户输入关键词到著录项中，才能从档案信息管理系统中检索到相关档案目录并进一步查看到档案全文，因此现阶段一直要求档案人员重视著录和标引工作，为用户提供尽可能多的检索渠道。当用户需查找的内容比较具体、主题比较单一时，确实能快速定位到所需的档案，满足用户的需求，但当用户需要在较大的范围内系统地利用档案来解决比较复杂的问题时，由于各档案文件之间是相对孤立的，不能实现智能关联搜索，档案提供利用就显得比较困难。伴随着信息技术进步以及大数据和云计算时代的到来，档案管理已从档案信息管理扩展到档案知识管理，从档案目录管理扩展到档案全文管理，从数据库存储、XML元数据管理扩展到知识库管理，通过语义技术的利用，档案信息服务的底层基础将不再是检索，而是智能化的数据挖掘，企业档案管理模式实现从数据库到知识库的变革。在大数据驱动的智能时代，仅以档案原貌呈现的传统档案利用方式已不能满足用户的个性化利用需求，迫切需要档案人员拓展与创新档案的整理与开发利用方式。随着语义技术、大数据及人工智能等技术的快速发展，为提升企业档案管理效率和拓展档案服务空间提供了契机，也给档案的数字化、知识化、智能化管理提出了新的思路。基于知识图谱的档案管理系统就是在对用户需求分析的基础上，利用企业档案资源及其元数据记录所形成的知识库，结合知识图谱模式设计概念，利用数据解析、实体识别、关系抽取、语义增强等关键技术，进行档案知识图谱的构建，智能梳理各类档案间的逻辑关系，实现知识导航、智能搜索、知识推荐等功能，为不同维度的档案关联提供直观的、可视化的展现。通过知识图谱构建库藏档案资源中关于人物、机构、事件、凭证、设备、设施、项目、产品等之间的关联关系，按照不同维度组织档案数据资源，进行档案知识的自动推理和深度挖掘，为档案的深度挖掘和精准利用提供支持，推动企业档案工作的智能管理和智能服务，实现档案资源的增值。

四、结语

“企业档案来源于企业，又服务于企业”。档案作为一种真实、可靠兼具凭证性与权威性的信息资源，在企业经营管理中发挥着必不可少的作用。分类作为档案整理工作中的一环，一直起着犹如“定海神针”般的作用，对于序化和优化档案资源、分类管理、库房管理、价值鉴定、检索利用等都有着基础而深远的影响。企业档案工作者务必在做好档案业务工作的基础上，适应信息化时代的档案利用要求，创新档案服务模式，积极开展档案信息资源的深度开发，更好地服务于企业各项工作，实现档案价值的最大化。

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作者：邹晔 单位：中国宝武钢铁集团有限公司档案中心