电子信息档案管理创新途径

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摘要：电子档案目前已经成为了新时期企事业单位档案一种主要的形式，而随着网络技术的发展，电子信息档案管理对于进一步推动行业稳定的发展，推动社会进步起到了重要的作用。传统的电子信息档案管理的模式已经无法满足目前电子档案发展的需求，而且在实际的管理中出现了很多的问题。所以作为相关的负责人一定要根据大数据的相关特点来对电子信息档案管理的模式进行创新，这样才能有效地实现行业的发展，本文就大数据背景下电子信息档案管理创新策略进行分析探究。

关键词：大数据；电子信息；档案管理

随着网络技术的发展，目前我们正处在一个大数据背景下，信息量变得更加巨大，同时其更新速度也在不断地加快。所以我们需要在大数据背景下对电子信息档案管理工作做出进一步的创新。电子信息档案通过对信息的收集、整理、分类、鉴别等环节对重要的信息进行进一步地分析和利用。所以电子信息档案管理对于企业的发展起到了重要的意义。但是纵观目前的电子信息档案管理还存在着诸多问题，本文就问题出发进行分析探究，提出一些创新策略，提升管理的效果和质量，促进企事业单位更好地发展。

一、大数据背景下电子信息档案管理的意义

（一）保护企事业单位信息安全

电子信息档案承载着企事业单位的各种文件资料和业务信息，有的甚至涉及到了一些具备法律效力的机密性文件，所以这些资源一旦出现了泄露或者丢失，肯定会给企事业单位造成严重的损失。所以为了能够进一步确保企事业单位信息的安全性，我们应该落实大数据背景下的信息档案的管理，这样可以确保档案信息管理工作更加安全可靠。

（二）稳定各个行业健康发展

电子信息档案涵盖了社会的各个行业，而且也是各个企事业单位重要的信息资源，这些信息不仅仅关系到了企事业单位的发展，同时也影响到了整个社会的发展方向和发展的态势，如果能够进一步加强电子信息档案管理工作，使得档案信息管理工作更加科学和有效，这样就可以进一步稳定各个行业，使其健康地发展。

（三）有助于保密公民个人信息

在大数据背景下，公民的个人信息已经成为了我们衣食住行重要的依据。而且公民个人信息也是借助电子档案的方式存在相关部门的系统中，如果电子信息管理存在着不妥善的地方，就很容易造成信息的泄露，使得公民个人的隐私被曝光，这肯定会给公民日常生活造成一定的困扰，也会给不法分子实施犯罪留下一定的机会，无法有效地维持社会的稳定。所以落实高效的电子信息管理，可以保密公民的个人信息。

二、传统电子信息档案管理存在的弊端

（一）管理形式相对单一，工作效率无法得到提升

我国的人口相对较多，劳动力的费用比较廉价。所以在传统的电子信息档案管理当中，大部分的企事业单位会采取大量人工落实工作，希望可以弥补管理上面的不足。传统电子信息档案管理的模式是比较单一的，只能借助人工操作和管理，档案的管理人员也就是将大量的电子档案进行汇总和保存，这样肯定会耗费大量的人力和时间。另外因为档案管理人员在工作中需要面对很多的信息档案，这样就很可能出现工作懈怠或者疏漏等情况，也就给电子信息档案管理工作留下了很多的问题。

（二）管理模式相对零散，容易造成资料残缺

传统电子信息档案管理的模式是比较零散的一种管理，这样就在很大程度上降低了管理的成本，无法有效地提升管理的效率。零散的管理模式，主要是各个企业还有部门分别管理相关的电子信息资料，如果在查阅某一方面的电子信息档案，需要得到全面的资料的时候就必须要到各个企业还有部门中去进行收集，资料就会在各个地方进行往返，这样就很容易导致资料不全，或者中途破损以及丢失的情况。

（三）管理不全面，容易导致资料的丢失

在电子信息档案管理的过程中，档案资料的变更还有传递途径都是需要明确记录，这样就会形成电子信息档案登记信息，但是电子信息档案登记信息并不全面，所以就会出现一些重要的资料在进行归档、外借的时候出现混乱的情况。而且传统电子信息档案登记信息的时候虽然借助了计算机，但是人员在记录中也会出现登记不及时或者其他的错误情况，这样就很有可能造成资料的丢失。

（四）管理不精细，应对海量信息吃力

随着信息和网络的推动，大量的信息涌现出来，使得电子信息档案资料逐渐增多，面对大量的信息档案，如果还是采取传统的管理模式，肯定会大幅度增加工作人员的工作量，也需要大量的工作人员，这样就会形成很大的工作压力，使得人员对工作更加懈怠。传统电子信息档案难以实现全面、系统、精准的管理目标，这和电子信息档案管理的初心背道而驰。管理上面不够精细化，无法真正地应对如此多的信息。

三、大数据时代档案信息化管理模式构建

（一）建设档案信息资源

大数据技术在档案信息资源管理中的应用一定要注意借助纸质文献资源来构建主体，其中涉及到了档案的记录有档案信息的采集和特色档案资源建设等方面的内容。档案资源建设需要面向不同的服务对象，可以给予他们一定的资源支持，发挥出自己的功能在这个过程中发挥出资源的优势，让档案资源符合人们的需求。同时需要考虑档案部门的人力和物力是有限的。借助档案资源为核心的档案管理模式构建一定要满足档案信息查询的需求，同时还应该满足档案文献的查询需求。对于不同的部门档案信息的查询需求也要注意和其他的服务机构和政府部门进行结合，提供必要的服务保障。要注意和其他领域档案信息化服务加以区分，满足不同需求用户对于资源获取的相关需求。

（二）建设档案数据库

目前大数据档案管理模式已经逐渐转变为了信息使用者对于资源的开放性的需求。档案管理部门是档案资源体系中非常重要的部分。目前应该努力构建档案数据路，将存储的数据更广泛地面向广大的受众，为其提供优质的资源服务。同时为了能够满足不同使用者的需求要促进资源的开放性，在这个基础上构建档案数据库，针对不同方面的档案资源需要提供保存服务，注重和社会的一些网站建立对接关系，这样可以发挥出档案资源的时效性优势，同时也可以拓展档案资源的服务范围，满足受众个性化的需求。

（三）对各类档案资源完成采集和加工存储

对于分散的档案资源需要进行采集加工和重组。针对大量的资源要注重将这些分散的资源进行重新整合和进一步加工。尤其是对于大量开放的科学数据要进行及时地采集，能够借助大数据从海量的数据中心提出高质量的信息，然后进行优化，这样可以为受众提供更多具有参考价值的档案信息。在这个过程中可以应用数据采集技术对于分散在各个网络空间的档案资源进行采集，然后借助分布式数据库技术对于数据完成存储。建设一个科学的数据库系统，这样能够为受众提供需要的信息，并且可以借助相关的手段实现信息的共享，达到大数据分析技术和资源共享之间的综合。

四、大数据背景下电子信息档案管理的创新途径

（一）加强大数据技术的应用

在大数据背景下，大数据及时凭借着高效地处理大量数据的能力在各个行业得到了广泛应用。为此企业相关的单位在进行电子信息档案管理的时候应该加强对大数据技术的应用，对于大数据进行电子信息的采集和相关的处理，这样可以在一定程度上节约人力物力，从而提升电子信息档案管理的质量和水平。应用大数据技术可以对大量的数据信息进行快速准确地分析和处理，使得数据信息的分析可以更加全面，做到精准和细致地对数据的归类和分析，这样可以在很大程度上降低人工成本[1]。比如某城市血站利用大数据技术构建了一个献血者的电子档案管理系统，这个系统的建立解决了献血者、献血量这些数据信息的核算工作，这样就解决了核算数据困难的问题，也避免了人工核算的时候出现各种错误的情况。而且借助大数据技术，档案管理相关的人员也可以对档案信息按照涉密和非涉密标准做出一定的要求，这样能够保证档案信息进行针对性地录入，提升档案管理的安全性。

（二）积极改进档案管理的模式

在传统的档案管理当中，很多的企业和单位会采取分散管理的模式，这样就可能导致电子信息档案在管理的过程中出现遗漏或者丢失的情况。那么作为企业还有单位必须要对档案管理的模式进行改进，为了提升管理的效果和质量，可以采取集中管理这样的模式，落实电子和纸质相结合的管理。通过开展这样的管理模式能够对数据进行有效的登记和保存，而且也可以利用大数据技术对于电子信息数据进行增加、删减、修改和查询，这样就可以在很大程度上提升工作人员工作的效率。与以往分散的管理模式不同，集中管理模式虽然需要专门的电子档案管理部门和人员，在管理的成本上有所增加，却从根本上确保了电子信息档案资料系统性和完整性。目前网络技术也在不断地深化，计算机的运用能力也得到了进一步地优化，所以集中管理可以进一步实现电子档案平台共享和实时传递，也就弱化了这种管理模式成本高的问题，实现了社会和经济效益的双赢[2]。（三）促进纸质和电子融合管理传统电子信息档案管理是借助计算机操作的，但是管理的对象是纸质的档案。纸质档案在管理方面存在着一定的优势，资源相对固定，而且保存的时间比较长。但是目前我们已经进入到了一个信息大爆炸的时候，大量信息不可能都实现纸质化，但是电子化的信息可以承载更多的信息量，也可以完成对数据的删减工作，提升信息资源更新的速度。所以在落实电子信息档案管理的过程中要能实现纸质和电子档案的融合，做好电子和纸质的双备份，并且普通档案资料可以只保留电子化的档案，发挥出两者的优势，这样可以提升管理的效率。

（四）制定电子信息档案登记制度

为了进一步提高电子信息档案管理的水平，企业还有相关的单位需要从档案管理的准备工作开始入手，对电子档案完成好登记方面的工作，使得档案登记管理的过程更加规范、具体、精细化。作为企业档案管理相关人员必须要认识到在档案登记的过程中禁止出现各种矛盾的档案登记的过程，使得档案登记流程尽可能规范化[3]。另外档案管理工作人员一定要严格按照企业的制度还有相关的标准对电子信息档案完成登记，明确具体的流程和操作方法，这样才能确保档案登记时候更加具体。最后作为档案管理人员在进行档案登记的时候一定要确保对电子信息档案做到详细地记录，这样在进行电子信息档案管理和使用的时候会更加方便，使得档案的登记更加详细和准确。制定好档案电子信息登记具体操作流程，确保整个流程前后衔接的有效性，避免出现重叠的环节，这样可以减少登记时候的步骤，保证档案信息登记时候的详细准确，可以根据关键词快速地找到需要的电子信息档案。登记每个步骤必须要有明确的内容和规范，这样才能保证为电子信息档案管理人员提供一定的行为指南，提升管理的效率。

（五）加强档案管理队伍建设

电子信息档案管理处应该招聘具备计算机技术的专业性人员，从事电子信息档案管理的工作，积极引入先进的电子信息档案管理设备，积极组织管理人员参与相关的培训，让管理人员能够多了解行业相关知识，掌握行业技能，这样才能进一步优化档案管理工作，为档案管理工作提供需要的人才。在招聘档案管理人员的时候，应该招聘那些既具备档案管理知识，又具备计算机知识的人员，在大数据背景下作为电子信息档案管理人员一定要具备档案管理的能力，也要具备电子信息档案接收、分类和修复的能力。在对在职的档案管理人员进行管理的过程中应该加强对这些人员的培训，培训他们对于大数据技术的应用，提升工作人员电子信息答案管理的能力。企业和相关的单位需要构建一个档案管理部门的内部竞争机制，借助考核来调动员工工作的积极性，提升管理队伍的质量[4]。只有不断地提升工作人员的工作质量和水平，才能真正地为档案管理工作提出更创新的管理方法。

五、结束语

综上所述，在大数据背景下信息技术得到了广泛的应用，对电子信息档案管理的要求也有了新的变化。传统的电子信息档案管理模式已经无法满足社会的需要，面对大量的信息，要创新管理理念，积极采用先进的大数据技术手段，才能有效保障电子信息档案全面和准确，企事业单位应该积极落实电子信息档案管理的创新。在对档案进行创新的过程中可以提升管理的质量和效果，进一步提高档案管理工作的质量，推动企业更好地发展。本文就档案管理在大数据背景下的创新路径和管理新模式展开了分析研究，希望能够给相关的工作人员一些启发和参考。

参考文献：

[1]谷丽华.大数据时代档案信息安全问题研究[J].办公室业务,2017(20):84-85.

[2]张柱.浅谈“大数据”思维下的公立医院人事档案信息化管理[J].办公室业务,2017(15):45-47.

[3]李士旺.加强大数据时代人事档案管理工作的探讨[J].办公室业务,2015(12):83.

[4]张巍,赵翊新,吴佳林.信息时代下大学生人事档案管理[J].办公室业务,2015(5):82，89.

作者：李海枯 单位：福建省漳州市就业服务中心