公共图书馆档案管理信息化建设策略

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摘要：在数字化时代大背景下，公共图书馆档案管理应紧追科学的脚步，朝着信息化方向迈进。本文立足于公共图书馆现状，结合档案管理实情提出具体策略，有效落实公共图书馆档案管理信息化已是社会舆论导向，更是时代进程中的客观要求。

关键词：数字化时代；公共图书馆；档案管理；信息化

在数字化时代中，新媒体信息技术在社会的关注下登上世纪舞台，并被广泛应用于不同领域，数字技术逐渐遍布了社会生活的方方面面，丰富了民众的生活，在社会文化背景思潮下形成了巨大的冲击。公共图书馆档案管理信息化建设过程中，与网络平台的大力支持分不开，只有充分利用互联网资源，有效结合网络信息技术和利用网络平台，拓展数字化发展渠道，方可实现其科学信息化的可持续推进。

一、公共图书馆传统档案管理与档案管理信息化的区别

公共图书馆档案管理信息化是传统档案管理的一次新突破，传统档案管理因信息更新不及时已不能满足人民信息化的生活方式，所以信息化管理告别了传统的纸质档案，告别了烦琐的工作现状与管理制度，将传统管理模式推向了数字化手段，在降低工作量的同时还提升了管理效率。随着时代进步及人们生活水平的提高，人民群众不再仅满足于解决生活温饱问题，对精神层面的需求和索取方式也在逐步提高，所以，公共图书馆数字化管理还将目光投向了更多读者，将数字化资源以互联网为载体向档案信息化推进，为人民群众提供文化信息服务和知识需求，并朝着公众服务的路线远航。档案管理信息化模式相较于传统管理而言优势有三点：第一，便于查找书籍信息，更好地为读者提供阅读服务，公共图书馆是在国家部门的扶持下为广大市民提供了免费阅读空间，书籍数量大，内容全，信息化管理能够及时对大量的书籍查漏补缺，为市民创造优质阅读环境。第二，信息化管理与时代接轨，有助于公共图书馆在新时代持续发展。互联网时代，网络思潮对线下工作造成了一定影响，信息化管理能够顺应时代背景，更好传递图书馆建设的内涵价值。第三，信息化管理是新时代读者对公共图书馆的必然要求，互联网的盛行将社会文化生活彻底推向了数字化，图书馆是政府建造的便民服务区，以丰富国民精神生活为主，提升全民素质，在这样的背景下，公共图书馆档案信息化管理已是必然趋势。公共图书馆肩负着国民文化素质进步的重任，随着时代的进步，社会经济的增长，物质文化已经难以满足当代人民的追求，精神上的满足成了缓解压力的主要途径。图书馆的设办立足于文化需求，旨在为更多读者创建精神空间，然而传统纸质档案无法满足新时代信息化生活，新型管理模式应运而生，以便民管理为落脚点，全面开展数字化时代下公共图书馆档案管理信息化建设。

二、公共图书馆档案管理信息化建设的重要性

公共图书馆档案管理是为了更好践行政府部门的政策，为广大读者提供丰富的书籍资源，为更好服务探索路径，与传统纸质档案管理相比较，信息化管理的重要性主要体现在下述四方面：

1.检索更加高效

在信息时代背景下，传统档案管理方式存在一定的弊端，如纸质档案易丢失、查阅有难度、灵活性不高、档案记载不及时、化学反应等，阅读人数将会随着图书馆的建设越来越多，传统档案管理向新型档案管理模式过渡已是大势所趋，或说是必然现象。庞大的阅读基数致使信息技术亟须在档案管理模式中发挥其自由灵活性，在信息化管理模式下，相较于传统检索更加高效，信息准确度在传统管理模式上也有所提高，加大了档案的处理与流通。比如书籍可以在设备上搜索，便于查询书籍信息，节约一定的时间成本。

2.节约经济资源

传统的纸质管理需要占用极大的空间，公共图书馆位置有限，加之在创建上以阅读区为主，或者是书籍区、档案存放区有局限，甚至于面向占用国企单位空间储存，不止在储存方面，还需要大量的人力资源对其进行保护与定期维修。新型管理模式可以解决上述人力、物力资源消耗现象，在管理过程中，只需配置几台工作使用的计算机，操作也不需要大量的工作人员，在创建社会效益的同时又节约了成本，在管理层面达成节能增效的工作状态。经济资源是档案管理工作的核心部分，节约经济资源就是为图书馆的良好发展谋求福祉。

3.实现信息共享

档案信息化管理在一定程度上实现了信息资源共享，极大方便了市民的阅读生活。在共享信息资源的同时，档案信息系统还能切换为人工智能模式，对读者的阅读问题进行全面解答，普及书籍内部典藏的文化背景，就如同帮助解答问题的师长一般。在档案信息系统平台上获得的信息会更加广泛，信息量会更大，可缩短二次文献信息的编著时间，提高档案信息利用的时效性，更能体现出档案信息系统的个性化和人性化特点，为读者在阅读过程中创建了探索知识的空间，智能服务使读者很容易得到广泛的信息量，从而实现信息共享。信息共享是当前公共图书馆进步与发展的主要利器，如全国各地图书馆实现信息共享，那么图书馆档案管理实现数字化、信息化建设指日可待。

4.强化服务功能

公共图书馆档案信息化管理也是文化层面的大跃进，随着互联网的普及，各项管理工作已面向信息化进军，公共图书馆是国家给予每一位公民的福利，在这样的文化背景下理应全面实行档案信息化管理模式，既是时代的需求，又是每一个读者的需求。近年来，越来越多的公共图书馆将传统服务模式与新型网络平台相互结合，满足线上线下读者，使更多人接受文化的熏陶。在原有基础上不断建设优化，提高图书馆的现代科技水平，延伸阅读项目，强化服务功能。信息化管理相较于传统管理模式，更具稳定性，也降低了管理错误的概率，更好地服务于每一位读者。

三、公共图书馆档案管理信息化的基本原则

公共图书馆档案信息化管理主要依附于计算机技术，创设相关媒介，拓展管理渠道，具体来讲就是将流传下来的纸质文件录入计算机，转化为电子管理方式，在录入信息的过程中，多采用压缩、拍摄的形式，或条码扫描等科技，建设数据库对纸质信息进行统一采集管理，在操作过程中通常经过多重物理处理程序，避免信息遗漏或出错。信息化管理在档案调取中更加便捷，有助于书籍信息的查阅，在管理上更加安全、完整，档案信息在利用过程中毫无威胁性，因此档案信息利用率也在逐年上涨。档案信息管理更多的是为人民服务，肩负着国家职责，因此在管理过程中应严格谨慎，糅合现代化信息技术应遵循下述三项原则：首先，先后原则。公共图书馆档案信息化管理并非对所有档案一视同仁，应对其多种类型进行归纳，按照重要程度、使用量、时间顺序等展开排列，如具有馆藏特色、需求量大且急用的优先进行数字化，确保其信息准确无误，传承特色文化先行，立足于读者做好信息化档案管理工作。对于年代久远的历史文化遗留，现代手段不能复原的不能与数字化统一管理，应对其暂且搁置，后期决定此类档案信息的管理策略，妥善处理历史遗留，完善公共图书馆档案信息；其次，安全原则。信息技术是一把双刃剑，在便捷管理的同时，也会为信息的安全带来一定风险，因此在使用信息化管理的过程中网络安全问题是亟待解决的因素。对于一切在网络平台上可以查询的资料应加强保护，维护网络安全环境，为读者的健康阅读创造和谐稳定的氛围。例如，可以利用数据加密方式保护网络环境，或者在资料使用方面设定限制，安全防护方式不计其数，公共图书馆档案管理信息可以按照需求选取符合管理的防护措施；最后，服务原则。档案管理信息化建设主要目的是为读者提供优质的阅读环境，更好地服务于每一位使用者，践行设办公共图书馆的指导理念。因此，档案管理信息化应立足于读者需求，提升社会服务功能。

四、公共图书馆进行档案信息建设的主要内容

1.全面了解数字化设备

档案信息化管理在采集信息的过程中，涉及众多的物理技术，对于管理人员的专业素质有一定要求。管理人员在采集信息的过程中，应全面了解每一种设备的市场情况，由专业人员对其培训，确保管理人员熟练掌握采集技巧，并通过设备的辅助将纸质档案录入电脑。设备各有其侧重点，处理方式大相径庭，根据录入档案的实际情况选择最优方式，如通过M2拍摄机可以将纸质资料转化为缩微胶卷，再利用胶片扫描仪转换为数字文档。公共图书馆档案管理人员应对设备加以研究，明确设备之间的异同性，促进档案管理信息化工作的高效开展。

2.信息资源库的建设是公共图书馆档案管理的基础

档案信息资源库是收录线上档案资料的平台，如同书籍存放的仓库一样，决定着档案信息化管理的成败，信息资源库是由无限信息源构成的。信息源的建设就是将数字化与信息化后的线上资料进行统一整合，在不断收录与完善的过程中就形成了信息资源库。在线上为读者编排书目，按照类别对书籍进行分类，可以为读者提供便捷的查询服务。档案信息资源库建设在公共图书馆的正常运营中具有不可忽视的作用，使读者能够通过不同的信息源找到意向书籍，对读书区的和谐氛围具有一定影响力。此外，在档案信息化管理过程中也举足轻重，甚至影响着信息化管理的成败。

五、公共图书馆开展档案信息建设的几个策略

公共图书馆在使用过程中流动性较大，书籍类目较多，档案管理数字化、信息化需要长期坚守并不断改善，才能取得显著成效。信息化管理对档案利用率具有一定帮助，并对其转换成果具有极大的影响。下面就当前公共图书馆档案管理信息化建设提出三点策略，希望对其数字化、信息化建设有所帮助。第一，随着互联网的普及，公共图书馆档案管理信息化、数字化在计算机技术的支持下已全面开展，网络技术成为档案管理的主要手段，也是当前最受推崇的方式。即使公共图书馆档案管理信息化发展趋势良好，也并不能完全代替纸质档案管理模式，对于一些无法利用现代技术复原的档案信息，需要将其珍藏，选择科学的技术方法进行储存。迄今为止，纸质档案依然是我国档案管理中的核心部分，其重要地位不是数字化、信息化管理模式可以撼动的。纸质档案没有信息化档案的可复制性，更因涉及典藏文化，其重要性不言而喻，故此，纸质档案在公共图书馆档案管理中必不可少，在新时代应将其列为重点保护对象。纸质档案管理是国家传统管理模式，新型管理方式在创新的道路上应沿用传统管理模式，依照档案实际情况择取最为合适的方式，在保护传统文化的同时对历史遗留档案还能更好实施管理，可谓是一举两得。在新时代档案管理工作中，应充分做到新型管理模式与传统管理模式相互结合，为公共图书馆档案管理工作提供广泛的选择平台。第二，新时代衍生的档案信息化管理理念与传统管理理念有极大的差异性，对于纸质档案管理带来了极大的文化冲击，致使传统管理理念面临着极大的社会性挑战，需要一定的时间来接受与改变。另外，数字化管理模式可以将其理解为是对纸质档案的另一种体现方式，利用条形码扫描、缩微、影像等方式，以代码的形式将其录入计算机，并对其进行长期的储存与利用。为确保其安全性，档案信息库目前只能在固定的计算机上进行查阅。但是，当前公共图书馆档案管理信息化建设尚未成熟，数字化设备并没有得到充分的开发与利用，要彻底面向数字化管理还需要继续开发新技术，拓展档案管理信息化路径，进一步推动新型的档案管理理念。由此可见，数字化管理仅是对现存公共图书馆档案管理模式的一项补充。第三，当前档案管理数字化、信息化虽然并未达到成熟，但是档案管理信息化已是社会进步的必然趋势，在不久的将来，数字化技术会远超于当下，在公共图书馆档案管理中发挥其应用价值。因此，在目前技术还亟须上升的阶段，档案管理数据资源库建设还应加大力度，不断在实践过程中落实档案数据库的实用性、系统性和安全性，还应注重信息化建设中的独特性、专业性、共享性。公共图书馆在国内均有分布，在建设过程中应根据其地区特色、馆藏特色等特点创设独特的文化氛围，为读者提供富有特色的阅读空间。提升公共图书馆数字资源的专业性可以更为精准地对读者进行区分，为不同群体提供相关服务。在新时代加强公共图书馆的数字文档，可以促进全国各地的图书馆之间形成信息共享，共用发展资源，进而更好地服务于社会，服务于更多读者。

六、结语

综上所述，公共图书馆的建设关乎地区文化与国家形象，与社会文化背景的发展息息相关。在数字化时代，公共图书馆在档案管理工作中实现信息化、数字化依然任重道远，为读者服务还要在原有的基础上继续加大力度。国家政府为促进全民素质的提升，在特定地区设办了公共图书馆，旨在推动文化事业的进步与长足发展。在图书馆档案管理信息化建设任务之上，还需要全国各地的图书馆在资源共享的背景下相互弥补，相互进步，为国家的可持续发展贡献力量。

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作者：邢滟 赵晗