人力资源管理与档案管理信息系统探讨

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[摘要]随着信息技术的快速发展，信息化已成为各行各业的发展趋势，极大地改变了现代的生活方式和工作方式。人力资源管理作为企业的重要管理环节，是企业各项人事工作顺利开展的重要前提。因此推动人力资源管理的信息化发展，实现档案管理信息系统的有效构建，能够进一步提高企业人力资源管理的效率，优化企业内部的人力资源配置，实现更加高效的信息共享和动态数据库，为企业的智能化分工奠定良好的基础。本文将探讨人力资源管理与档案管理信息系统构建与应用，以供参考。

[关键词]人力资源管理；档案管理；信息系统

人力资源管理决定着企业能否实现高效的人力资源配置,也决定了企业能否进一步提高内部管理的效率和质量,因此在信息化时代推动人力资源管理的信息化发展,促进人事档案管理信息系统的建立,不仅能够帮助企业更加高效地实现人力资源数据的有效沟通,还能够为企业未来的人事调配提供更加科学的参考依据,让企业的工作效率和工作质量都获得显著提升,为企业谋求更多的经济效益。

一、人力资源管理与档案管理信息系统构建的重要性

（一）现代人力资源和档案管理与传统人事和档案管理的区别

在人力资源的管理中,人事档案管理是极为重要的组成部分,覆盖职工个人档案收集、处理、存放、分析和评定的每一个环节。在进行人事方案管理的过程中,传统的人力资源管理及档案管理是完全依靠人工实现的,由工作人员将职工的各项数据形成档案文件并存放在档案案中,并通过统一编号将档案袋放在特定存储位置,以便随时调阅和使用[1]。长期以来这种档案管理方式成为人力资源管理的重要手段,但随着企业规模的不断扩大,人力资源管理的范围和内容也越来越广,如果依然采用人工处理档案的方式,会降低企业人力资源管理的效率,容易在档案管理的过程中出现人工难以解决的问题,并且随着大量资源的不断积压,有可能导致档案中的记录内容与实际情况不相符,无法及时对档案进行更新,从而带来许多问题。在这样的背景下,档案管理信息系统构建就显得势在必行,其不仅能够通过高效的计算机处理解决档案管理中存在的问题,还能够实现实时的数据分析和数据更新,能够随时随地快速调阅人力资源和人事档案的相关信息,有利于进一步减轻人事部门工作人员的工作压力,降低人工操作带来的高额成本,还能够提高人事档案管理的精确度,避免企业出现损失。

（二）信息化发展战略的需要

随着经济发展速度的越来越快,企业也需要进一步提高自身的运营效率和运营质量。在信息化日益普及的背景下,企业纷纷建立起了信息化发展战略,推动各项工作的信息化发展,以此来实现更加智能化的办公模式,应对信息量爆炸的工作内容。在信息化发展战略的指导下,企业能够通过智能化的手段进一步提高各项数据的处理效率和处理质量,同时也能够搭建起更加高效的信息传输渠道,实现有效的信息共享[2]。通过人力资源信息化和档案管理信息系统的建立,企业领导可以随时随地地掌握企业中的人力资源配置,考察各个部门中不同工作人员的工作情况和绩效考核；各部门的管理人员也可以更加高效地管理本部门的职工,考察工作人员的出勤、工作质量、绩效评定等；企业的职工也可以通过档案管理信息系统查看自己的档案信息、薪酬福利,还可以根据档案管理信息系统平台了解企业的人事政策、人事调动和晋升渠道等等。由此可见,推动人力资源管理与档案管理信息系统的有效建立,能够满足未来企业信息化发展战略的需要,是企业发展的必然趋势。

二、人力资源管理与档案管理信息系统构建及应用的现状

（一）管理落后、单一，查找方式与服务质量不能满足现代人力资源管理的需求

现阶段,许多企业依然采用传统的人力资源管理方式,依靠人工来进行人事档案的处理、分析和存储,在进行人事档案的查阅时需要通过烦琐的流程才能够顺利完成,并且需要管理人员在档案室中进行档案资料的翻找,这会使企业档案室中好的人事档案资源越积越多,也不利于人事档案管理效率和质量的进一步提升。这种陈旧的管理方式呈现出单一的特点,并不能真正推动人事档案管理和人力资源管理系统的优化升级[3]。当企业领导或管理人员需要调阅职工的人事档案时,往往需要耗费教程的时间等待,进行查找的方式也相对落后,使得人力资源管理的质量无法真正提升。长此以往,人力资源管理的发展必然无法跟上企业的发展速度,不能适应企业未来信息化的发展需求,最终导致企业的人力资源管理与档案管理阻碍企业的长远发展。

（二）数据安全保密性能差、难以实现动态管理和实时数据分析

传统的人力资源管理和档案信息管理过程中,往往是通过纸质档案和人工处理修改的方式来进行档案数据的更新与保存。但是随着档案资源的不断增多,不仅要在企业内部占据较大的档案存放空间,还不利于人力资源管理人员进行有效的档案整理和检查,在进行档案信息的更新时也相对滞后、缓慢,无法做到实时更新和动态管理。并且纸质档案易受潮、发霉、易损坏,并且很容易被人为修改,因此不具备较高的保密性和安全性[4]。因此随着企业发展需求的不断提升,对人力资源管理和档案管理也提出了更高的要求,在这样的背景下,传统的人力资源和档案管理方式已经不能适应更加高效的企业发展模式,需要进一步提高档案信息管理的安全性能,并且实现档案信息的实时分析和动态管理,才能够满足企业不断扩大的发展需求,为企业的长远发展奠定良好的基础。

（三）数据库建设滞后，以实体档案为主，人事档案信息数据库为辅，造成了管理水平无法提高、管理效率低下、无法实现人力资源管理所需要的资源共享

目前,许多企业并没有建立起完善的人力资源和档案数据库,大量的纸质档案存放在档案室中,不仅提高了档案管理的难度,也降低了档案管理的效率。在进行人力资源和档案管理的过程中,许多人事管理人员并没有重视档案信息化的发展趋势,依然将人事档案信息库作为人事档案管理的辅助工具,严重降低了日常人事档案管理的工作质量和工作水平,使得日常档案查询、处理、更新、存储的程序无法得到优化,也不能实现不同部门和不同区域之间的人事档案信息资源共享,导致信息交流的效率被严重降低,这不利于企业根据发展的需求进行更加高效的人事调动和人事管理,对于企业未来的成员发展存在不利影响。因此只有进一步加强对人力资源信息化管理和人事档案管理信息系统建立的重视程度,才能够为企业未来的信息化发展奠定良好的基础。

三、人力资源管理与档案管理信息系统构建及应用的优势

（一）实现数据共享

通过人力资源管理与档案管理信息系统的构建,能够进一步将各种管理数据上传到云端网络,通过权限设置来进一步提高数据信息的共享程度,扩大数据信息的共享范围,以便企业的上下级之间能够进行更加高效的人事调配。企业领导可以通过数据共享了解内部员工的具体工作情况、绩效考核和专业技能等内容,以便为员工提供更加科学的岗位分配、薪酬福利、晋升通道,以此来进一步激励员工提高工作的积极性；部门管理人员可以通过数据共享合理分配部门员工的各项工作,以此来提高企业运营的效率和质量；普通员工也可以通过人力资源管理与档案管理信息系统查阅自己的工作绩效、考核情况等各项数据,以便更好地调整自己的工作状态,促进工作效率的提升,同时寻求晋升渠道,真正实现自己的人生价值[5]。由此可见通过人力资源管理与档案管理信息系统,企业内部可以形成上下贯通的人事档案数据共享格局,对于优化企业内部的人力资源配置有积极的意义,促进企业的长远发展。

（二）实现分类、分限高效管理

在人力资源管理与档案管理信息系统的帮助下,企业的人力资源与档案信息能够实现更加高效的分类、分限管理模式。针对不同部门和不同岗位的员工,可以通过统一的信息管理系统实现分类处理,对于员工的人事档案也能够根据不同的类别进行有效的归档和存储,便于在日后的档案调阅和人事调动时直接快速地找到相关信息,极大地节省了档案管理人员的时间,能够将注意力集中在更加重要的工作上[6]。同时信息系统的分类处理模式,不同员工可以有更加明确的工作职责和工作范围,也能够帮助企业更加明确不同部门不同岗位的工作需求,实现更加精细化的企业管理,促进企业发展模式的转型升级,为企业的信息化发展奠定良好的基础。

（三）实现数据联动、动态化管理

通过风险人力资源管理与档案管理信息系统,企业的人力资源管理和人事档案管理能够实现信息化发展,将各类人力资源管理的信息和人事档案数据上传到云端平台,能够让企业总公司与不同区域分公司进行人力资源管理与人事档案信息的数据联动,能够帮助总公司及时了解下辖各个公司的人事安排情况,并根据企业的发展需求进行有效的人事调配,为企业更加高效的人力资源配置奠定良好的基础。除此之外,通过高效的信息系统,企业还能够实现人事档案数据的动态化管理,根据企业内部员工的实际情况及时更新相关数据,为企业的人力资源管理提供更加真实可靠的数据,有利于企业做出更加科学的人事决策,为企业的健康发展奠定良好的基础。

（四）实现智能办公

随着信息化的不断发展,许多企业纷纷建立起了信息化发展战略,并积极推动智能办公的发展。通过人力资源管理与档案管理信息系统构建,企业的各项人事数据和档案数据共同汇聚在信息系统中,人力管理部门的工作人员只需要通过计算机和相关软件的操作,就可以完成数据的采集、分析、处理和储存,能够进一步提高人事档案信息管理的效率,也能够真正推动智能办公在企业中的发展。企业的顾客部门也可以直接通过信息系统实现档案的调阅,进一步提高了企业人力资源管理部门与其他部门之间的沟通效率,能够使人力资源管理部门为企业各个部门提供更加优质的人事服务,为企业的长远发展奠定良好的基础。

四、人力资源管理与档案管理信息系统构建及应用策略

（一）完善信息系统建设，加强基础设施管理

为了建立良好的人力资源管理与档案管理信息系统,企业必须进一步完善信息系统建设,为人力资源管理部门购入信息系统构建所需的各种硬件设备与软件系统,帮助人力资源管理部门建立起一套完善的信息系统管理模式。同时企业还要进一步加强对基础设施的管理质量,定期对硬件设备进行检查和保养,并定期对软件系统进行维护,以此来保证基础设施的运行水平,确保人力资源管理部门在使用人力资源管理与档案管理信息系统时不会出现硬件或软件损坏的情况,避免影响人力资源管理部门的工作效率,也降低各项数据信息丢失或损坏的风险。

（二）统一信息管理标准，优化档案管理质量

在构建人力资源管理与档案管理信息系统过程中,企业需要建立起统一的信息管理标准,为人力资源管理的信息系统使用提供标准化的参考依据。企业需要明确人力资源部门不同员工在信息系统中的权限范围,并针对人力资源管理和档案信息的录入制定统一的格式,规范档案信息管理过程中各项操作流程,明确到文件的生成格式,确定统一的编号对文件和数据信息进行分类管理,以此不断提高档案信息的管理质量和管理效率,确保信息系统中的档案有序、真实、可靠[7]。

（三）提高系统安全管理，保证档案的安全性

企业在构建人力资源管理与档案管理信息系统时,需要为信息系统建立起防火墙,阻隔外界病毒、木马和黑客的入侵,避免企业的档案数据受到损坏或盗用,以此来提高系统的安全性。除此之外,企业还需要定期运行杀毒系统,对信息系统进行病毒查杀,为信息系统的运行创造一个安全良好的环境。同时企业需要对人力资源管理部门的工作人员进行教育,规范工作人员的操作行为,坚决禁止擅自修改档案数据、删除档案数据的违规违纪行为,严格要求工作人员按照相应流程办事,减少在操作中的失误,避免对档案数据造成破坏。

（四）培养信息管理人才，提高专业管理能力

企业构建人力资源管理与档案管理信息系统的过程中,还需要加强对信息管理人才的培育工作,从而有效地提升系统运行的安全性和稳定性。企业应该进一步扩大招聘渠道,吸纳更多信息管理人才；企业也应该对内部人力资源管理员工进行信息化的教育培训,从而让企业员工的信息化专业水平不断提升。企业还可以邀请专业的信息管理专家在企业内进行专题讲座,引导员工积极学习信息化管理的最新技术和最新知识,让企业人力资源管理人员能够更快适应信息系统的使用方式,并通过信息系统的各项功能为企业提供更加优质的人事管理服务,为企业的长远运发展奠定良好的基础。综上所述,构建人力资源管理与档案管理信息系统,是企业信息化发展的必然选择,能够有效提高企业人力资源管理与档案管理的质量与效率。因此企业应该做好信息系统基础设施建设,为信息系统建立统一的管理标准,加强信息系统的安全防护,不断提高管理人员的管理水平,才能够真正落实信息化发展战略。

参考文献：

[1]辛克盛,王永红.人力资源管理视角下的高校人事档案信息化建设[J].办公室业务,2021(10):107-108.

[2]王志丽,孙艳秋.基于事业单位管理视角的人力资源管理信息系统建设与应用[J].全国流通经济,2020(34):99-101.

[3]韩旭.大数据时代档案信息化视角下人力资源管理研究[J].科技传播,2020,12(21):134-136.

[4]周春兰.以档案管理信息化促进人力资源管理高效化研究[J].办公室业务,2020(17):145-146.

[5]范文青.大数据时代档案信息化视角下人力资源管理研究[J].兰台内外,2020(15):33-34.

[6]陈奕.人力资源档案管理信息化的影响因素与建设对策研究[J].中国管理信息化,2019,22(20):177-178.

[7]杨淑芬.人力资源档案管理信息化建设的必要性分析[J].办公室业务,2019(12):74+84.

作者：罗虹 单位：广西有色勘察设计研究院