外语语言实验室资产管理及5S管理理念分析

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［摘要］现代化信息技术在充实外语课堂教学内容、丰富外语课堂开展模式的同时，也给语言实验室管理工作带来新的挑战，安全隐患、人员素养等是实验室管理方面的难点。为适应新时代的发展要求，更好地为外语教学服务，高校语言实验室有必要适时引进新的管理理念，改进管理模式和方法。“５Ｓ”管理在优化语言实验室资产管理方面能为高校语言实验室提供更好的管理经验参考。

［关键词］高校语言；语音实验室；“５Ｓ”管理理念；资产；资产管理

自从将语言实验室纳入高校外语教育工作中以来，我国的大学外语教育水平和质量都有了明显的提升。“语音实验室是高校外语教学中不可或缺的一部分，语音实验室的维护和保障也直接关系着日常教学内容的展开和学习质量的提升”①。要充分发挥高校语言实验室的功能和作用，必须对其实行科学化、规范化管理，减少其管理成本，提高实验室资产利用率。利用“５Ｓ”科学管理理念，可以进一步优化高校语言实验室资产管理的具体方法和措施。

一、新时代高校语言实验室资产管理中的难点

“语音实验室在高等教育中发挥着越来越重要的作用……由于使用功能的多样性、系统管理的复杂性，以及参与对象的多元性，对高校语音实验室的管理工作提出了严峻的考验”②。（一）设备配置条件的制约随着科学技术尤其是信息技术和电子技术的飞速发展，多媒体语言实验室自２０世纪七、八十年代进入高校以来，已历经多个阶段，每个阶段有不同的电子设备、操作软件和技术。其功能越来越强大，教学素材也更加丰富多彩，使语言实验室操作变得更加复杂。多媒体技术的发展也使各种教学软件逐渐丰富，计算机的配置如不能及时升级换代，新的教学软件和课件不能在现有旧设备上运行，将在一定程度上制约教学工作的顺利开展。（二）操作人员技能水平的制约由于使用人员对实验室设备的操作水平参差不齐，有些师生对计算机操作技能掌握不够熟练，因操作不当引起的设备故障时有发生，设备损坏程度和速度有加快趋势，这些状况都加大了语言实验室的管理难度。人员流动、技术更新速度及设备的更迭也影响着有关人员操作技能的提高，对实验室的日常维（三）安全隐患部分师生在使用计算机时不注意安全问题，如：不及时杀毒导致系统感染病毒、课后不关闭电源导致设备持续耗电发热、对设备爱护不够、使用不当而造成设备损坏，甚至恶意破坏设备或环境等等。管理人员如果只是在发现问题后才实施相应的维修与保养而不采取预防性的防护措施，很难保证设备的正常运转。（四）管理人员素养有待提高部分语言实验室管理人员因为专业不对口且未经电教专业培训，理论知识和专业技能相对较差，或者因缺乏工作热情而对技术的钻研精神不够，这些因素都制约着管理水平和素养的提高。语言实验室管理人员的素养对实验室的管理及教学的效果有着直接的影响。如何管理和维护好仪器设备，使其正常运转，是管理人员日常最为重要的事情。语言实验室的管理和维护工作既复杂又繁琐，需要管理人员有扎实的理论基础、较强的动手能力和负责任的工作态度。现代教育技术的不断发展，更需要实验室管理人员全方位提高自己的素养：既有专业技术特长又具备科学管理能力，安全、高效地保障实验室健康运行，最大程度地发挥其作用和优势，提高课堂教学效率和教学质量。

二、“５Ｓ”管理理念概述及其意义

“５Ｓ的管理理念源自日本企业，是极具日本民族特色的企业管理模式”①。约在２０世纪９０年代中期，“５Ｓ”管理理念开始在我国大陆企业界引起重视和推广。之后，一些制造业开始应用“５Ｓ”改善现场管理，并取得了显著成果②。目前“５Ｓ”管理在我国许多行业如制造业、医院、商场等现场管理中应用已非常广泛。“５Ｓ”是整理（Ｓｅｉｒｉ）、整顿（Ｓｅｉｔｏｎ）、清扫（Ｓｅｉｓｏ）、清洁（Ｓｅｉｋｅｅｔｓｕ）和素养（Ｓｈｉｔｓｕｋｅ）５个词的缩写。“整理”指区分必需品和非必需品，工作现场只放置必需品，以创造最大的工作空间，使工作场所井然有序；“整顿”指把必需品分类放置、明确数量并进行有效标识，将寻找目标物品的时间降到最短，提高工作效率；“清扫”指将工作场所保持在无垃圾、无灰尘、无安全隐患的整洁状态，从而使员工拥有良好的心情；“清洁”是指通过制度化和定期检查，将上述“３Ｓ”进行到底并维持其成果，消除安全事故发生的根源问题；“素养”是指培养员工通过坚持整理、整顿、清扫、清洁，规范自己的行为，养成按规定行事的工作习惯，同时营造团队精神。“５Ｓ”的目的是通过创造整洁、舒适的工作环境，改善工作效率，提高员工素质。“清理“、“整顿“、“清扫”是其中最基本的管理概念；“清洁”的意义在于维护这三个管理概念并形成相应的管理系统和管理制度，以便持续改进；“素养”的意义则是培养员工有意识地纠正自己的不良习惯，养成认真负责、遵守实验室规章制度的良好工作作风。“５Ｓ”管理方式因在塑造形象、降低成本、保障安全、实行管理标准化等方面的巨大作用而被广泛地推广于各行各业，近年来被广泛地应用于高等院校实验室管理、档案管理、资产管理等多方面的管理体系中，并取得令人满意的效果。

三、“５Ｓ”管理理念在语言实验室资产管理中的实际应用

《国家中长期教育改革和发展规划纲要（２０１０－２０２０年）》要求“加强学校国有资产管理，建立健全学校国有资产配置、使用、处置管理制度，防止国有资产流失，提高使用效益。①作为语言教学的必备场地，高校多媒体语言实验室拥有较多的高科技资产，包括固定资产如投影仪、计算机、显示器、键盘鼠标、耳机、学生终端、音视频播放设备等，无形资产如教学课件、实验室操作软件和计算机运行软件等等。因此，语言实验室的整体管理工作十分繁杂，涵盖设备的摆放、使用、维护，软件的杀毒、升级，室内的安全、卫生，各种人员的活动以及整个工作场所的安全等方方面面。我们要充分利用优质资源和先进技术，创新运行机制和管理模式，整合现有资源，构建先进、高效、实用的数字化教育基础设施。在语言实验室资产管理中合理运用“５Ｓ”管理理念，可以有效改善工作环境，提高设备利用率，利于管理人员及时发现并解决现场管理中的各种问题，减少资产的浪费及安全事故的发生率，提升工作人员和师生精神状态，进而提高工作效率、教学质量及相关人员整体素质。（一）整理“整理”的要点是改善实验室的环境，确保室内干净、整洁、无非必需杂物、无安全隐患、设备运行正常。包括：及时清理非必需或不相关物品；使用正版的系统及应用软件，定期进行病毒查杀和碎片整理并及时更新升级，保证资料的兼容性和计算机系统的正常运行；定期对硬件设备进行除尘、测试，保证设备完好率；定期梳理资产状况，按照实际使用情况和制度规定的折旧年限对实验室物品进行合理的分类，对已严重破损且无修复可能、超过使用年限、存在安全隐患的设备及时申请报废并按规定合理处置，对闲置资产按照需求进行调配，以降低设备维护成本，提高资产使用效益。（二）整顿“整顿”的要点是物品摆放地点固定，标识明确。它要求对工作场所彻底清理，每个设备按规定整齐摆放，以确保异常情况能及时发现并得到解决。主要包括：合理收纳、醒目标识定位存放整理后确定的必需设备、资料和软件等，最大限度地节省对目标物品的寻找时间；保持设备、桌面、地面干净整洁，师生耳机、键盘、座椅等有序放置，创造舒适方便的语音实验室使用环境，使管理人员和师生都有一个愉悦的心情，有效激发工作和学习热情；建立完善的资产盘点制度，建立并及时更新资产卡片和明细账目。整顿资产可以提高资产的维护及服务质量，营造良好的工作环境，提高管理效率。（三）清扫定期的排查与维护，即对固定资产和软件等无形资产的“清扫”，此项工作是教学任务圆满完成的重要保证。如：开学前进行大排查，发现问题及时处理；学期中坚持每次课前课后检查，以确保机器正常运行；学期结束时，统一大清查，掌握所有设备的使用、耗损和安全情况，做好记录并有效处理或处置。对教师和学生进行正确的操作指引，减少由于操作失误造成的损坏，方便教师在课堂教学时顺利高效地使用语音实验室的设备和软件；建立资产采购、使用、检修维修的明细记录，制定严格的管控守则，实行责任到人，提高管理效率；检查门、窗、照明、电闸箱等部分，把安全意识贯彻到日常工作中；另外，适时与学生交流沟通，有利于将实验室存在的问题消灭在萌芽状态。将资产盘点的结果形成书面报告，分析问题存在原因，提出改进建议，对资产全程监控，形成良性循环的长效管理机制②。（四）清洁“清洁”应用于资产管理，主要是通过巩固以上三步骤的成果，对语言实验室设备、环境卫生等方面的管理形成制度。重点包括：定期对固定资产进行检查，保障实验室设备完好，消除安全隐患；设置学生操作规则来规范学生的行为，帮助其养成爱护设备、认真负责的操作习惯；及时清除每台电脑的临时文件，归类整理新增文件，更新优质软件，加强实验室资料库的建设和管理等。建立相关的维护制度是语言实验室教学设备正常运行的有力保障，管理人员要对语言实验室使用、维护制度进行完善建设，逐条在使用中加以落实。同时对管理人员应承担的维护工作予以细化，形成具体的操作流程，增强维护设备的前瞻性意识①。（五）素养“素养”是“５Ｓ”理念的核心：努力提高自身修养，养成严格遵守规章制度的作风，即始终着眼于提高人的整体素质。授课教师应熟练掌握现代教学技术方面的知识和技能，充分、高效利用实验室资产拓展学生的学习空间、提高学生英语水平；管理人员应熟悉语言实验室的各项操作规程，努力提高技术业务水平，能迅速解决教学设备随时出现的各种问题，利用“５Ｓ”管理理念，提高自身管理素养，树立责任意识，更好地做好教学辅助工作，保证语言实验室教学场所的正常有序运行；各有关人员通过学习和实践“５Ｓ”管理理念，养成良好工作习惯，使“５Ｓ”指导下的各项活动成为日常工作中的自觉行为。总之，“建设合格的语音实验室不仅要有精良的教学设备，还要有科学完善的管理方法和手段，更要有一支肯动脑、会应用、善管理的实验室管理队伍，这三者的有机结合才能确保发挥实验室的有效作用，为高校提高教学质量、提升社会效益发挥作用”②。实践证明，在高校语言实验室管理中引入“５Ｓ”管理理念，结合实验室的实际操作环境以及设备使用规律，合理安排实验室设备配置、定期清查整顿实验室资产、制定相应的管理策略、加大日常管理力度、完善管理制度，可大大优化高校语言实验室资产管理工作，提升实验室资产实际使用价值和效益，提升管理人员素养，为相关教学工作的开展提供更好的支持。

作者：燕慧君 单位：山东农业大学 外国语学院