电力企业档案数字化管理水平探讨

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【摘要】为积极适应新时代档案管理新要求，满足电力企业多样化档案需求，包头供电分公司积极开展档案电子化项目建设，并在此基础上探索研究档案数字化建设，采用大数据技术存储档案数字化成果，通过电子化档案、分类建模、全文检索等技术手段，实现数字档案的快速查找、在线阅览，提高档案的检索效率和利用效率，有效保护实体档案安全。

【关键词】档案管理；数字档案；数字化建设

目前，政府机关、企事业单位的档案资料，一般以纸质材料为载体，部分信息化程度高的单位已实现档案电子化，通过相应的档案管理系统进行日常管理。但由于档案数据量巨大，档案电子化过程复杂，导致档案管理系统在应用中普遍存在归档信息著录不全、管理不规范、成档过程不透明、档案文件检索缓慢等问题，严重影响档案查询的完整性、正确性和高效性，限制了档案数据的有效利用。

电力企业档案管理现状

实体档案需要更加安全便捷的管理。近年来，随着实物档案大幅增加，档案利用率也在不断增大，如何改变现有档案管理模式，更加高效适应电力企业发展新形势、新需求，在档案管理体系优化升级、档案设备系统智能化、存储体系安全便捷化、档案服务体系高效化等方面进行创新研内蒙古电力（集团）有限责任公司包头供电分公司邢华究，显得尤为重要。实体档案管理需要进一步提升。当前电力行业快速发展变化，工程档案、科技档案、文书档案等大量实体档案须要实现分类归档、快速查询等功能，这对档案库房日常管理提出了更高的要求，亟须进一步加强档案库房的规划化、集约化管理，进一步提高各类档案数据和记录的及时性、针对性和准确性。档案库房设备亟须整体规划布局。目前，企业高速发展对档案使用需求越来越频繁，对如何实现档案库房整体规划布局、满足多类型设备接入需求也提出了更高的要求，还须深入研究解决因库房设备种类和数量较多、接口各不相同等情况导致库房频繁改造建设等问题，探索采用高度整合、一体式的智能档案管理设备，超前规划建设档案库房设备接口、预留电源等基础设施。档案存储设备须要加快迭代升级。档案存储、查询功能是档案管理的核心关键所在，如何实现档案更加安全规范存储、快速便捷定位、模糊检索查询等功能迫切需要深入研究思考，这些都要以实体档案数字化为基础，以智能化档案存储设备为支撑，实现企业档案更大范围、更深层次的开发利用。

档案数字化建设的基础支撑

目前，国内部分地区已经开始探索开展数字化、智慧化档案馆研究，并先试先行实施电子化档案管理。从2020年起，包头供电分公司紧紧围绕内蒙古自治区“数字内蒙古”、内蒙古电力（集团）有限责任公司“数字蒙电”发展战略，实施数字化转型工作实施方案，着力建设智能化运维、监控手段丰富的数字化应用体系。档案数字化具有比较完备的技术支撑。包头供电分公司深入开展数字化档案研究，广泛收集征集企业生产经营过程中产生的大量数据，挖掘数据中具有价值的信息，实现实体档案的快速定位展现、智能化管理与智慧服务，将是电力档案管理工作中的创新和突破。作为国家一级档案管理单位，包头供电分公司档案藏量近3万卷册，主要分为文书档案、科技档案两大类。文书档案多为收发文件、会议纪要、会议记录等文件类档案，如何实现通过文档内文字进行快速定位查找具有迫切的现实需求；科技档案以可研评审、工程招投标、建设施工、竣工验收、结算审计等各类资料型文件为主，档案数量较大、使用频繁，如何实现基于地理位置、项目类别的可视化展示快速查找工程项目，对提升电力企业档案便捷高效运用具有重要意义。经过档案电子化工作的开展与落实，包头供电分公司已基本实现实体档案电子化，建立了电子档案信息库，同时现有档案库房面积和功能已具备数字化管理基本要求。档案数字化建设依托大数据搭建档案模拟展示系统。通过数据归集分析、三维建模、动漫展示等新技术，利用现有的软件系统和计算机技术，以前期建成的电子化档案信息资源库为基础，采集工程项目、科技项目、文书档案的各类信息，实现电子档案精准定位、快速查询、分类盘点、分区建模等功能。同时，利用三维建模、动漫展示等技术，模拟实体档案库房真实环境，大大提高了档案查询、借阅、归档等各类业务管理水平。依托无线射频识别技术，搭建档案智能识别系统。在现有档案室管理系统的基础上，创新采用无线射频识别技术，对所有实体档案匹配特定电子标签，与电子档案进行关联，通过手持终端扫描电子标签，即可跟踪查找、盘点排架、自动定位、快速借阅实体档案，有效压缩了工作流程，大大降低了人工成本，提高了档案管理的质量和效率。同时，系统中增加图像识别服务、索引服务等功能，通过检索档案类别、文件题目中的关键词句、文件正文中的关键内容等进行模糊搜索定位，极大提高了检索效率和工作便捷性。依托虚拟现实技术，搭建档案虚拟阅览系统。在电子档案模拟展示系统和智能识别系统的基础上，创新采用虚拟现实技术，通过佩戴VR眼镜实现在模拟档案室中更加直观地浏览各类档案资料，大大提高了档案的浏览、借阅体验。基于以上3个系统，搭建档案智慧服务平台。在以上3项研究成果的基础上，充分利用大数据技术，综合分析档案检索科目和使用日志，系统分析不同时间段、不同场景下各类档案的借阅次数和频率、档案内容、借阅人群、借阅周期等，智能分析企业对于各类档案的使用需求，实现档案数据的智能融合与深度挖掘，为企业生产经营提供智慧服务。通过实施档案数字化建设，利用大数据技术实现了在档案电子化过程中达到标准化、精细化、透明化、智能化，同时也实现了档案检索的快速化、精确化、多样化，实现了档案数据的集中归档管理、业务应用主题分类、资料聚类管理、文档内容管理与应用、跨部门资料协作应用的全局性管控与智慧应用，具备了对档案的全面感知和实时监控能力，有助于从海量档案数据中精准快速获取信息。

作者：邢华 单位：内蒙古电力（集团）有限责任公司包头供电分公司