档案法规对电子文件归档范围的制定

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摘要：归档范围的制定对高校电子文件管理至关重要。从目前来看，《档案法》《高等学校档案管理办法》等规范及标准为高校电子文件归档范围的制定提供了指引。高校电子文件归档范围的制定应充分考虑需求，结合电子文件的流程、稿本和一体化的实际来开展。

关键词：高校；电子文件；归档；范围

电子文件归档是电子文件管理的重要环节，这一环节为电子文件管理提供了支撑，也为电子文件后续工作提供了基础，是防止国家和高校电子资源流失的重要举措，是保障高校记忆延续的重要途径。在高校电子文件归档工作中，归档范围是否明确、可行，直接影响电子文件管理其他各项工作。新修订的《档案法》首次将档案归档范围纳入法规层面，体现了国家对档案管理中文件归档问题的重视程度，这一立法内容也将对高校电子文件管理产生重要的影响。除了《档案法》外，其他法律规范的要求对高校电子文件归档范围的制定也产生重要的指引作用，以下详细分析。

一、制定高校电子文件归档范围的依据

在电子文件归档工作中，哪些电子文件需要归档，哪些不需要归档，作为机构来说是要进行明确规定的。在电子文件归档范围的确定问题上，大多数机构都以传统环境下形成的归档范围作为基础，结合文件产生环境的变化来确定电子文件归档范围。从目前来看，高校电子文件归档范围的制定在很大程度上受到国家有关法规的指引。《档案法》为高校电子文件归档范围的制定提供了重要的依据。新修订《档案法》第十三条规定，直接形成的对国家和社会具有保存价值的下列材料，应当纳入归档范围，并且详细罗列了归档范围。从《档案法》的相关内容来看，把反映组织沿革和职能活动、维护企事业单位的权益、反映基层群众性自治组织和活动情况的档案纳入归档范围[1]。《档案法》所增设的这个条款是在1987年《档案法》的基础上，结合实践发展的需要而作出的调整，也反映了实践对此问题的高度关注。《档案法》作为我国档案事业规范的基础，必然会对档案工作产生指引、调节、协调等作用，也会给高校电子文件归档范围的制定提供更多的参考。与《档案法》的施行同步，其他相关的档案管理规范也应进行修订，这种情况也会出现在高校电子文件管理规范的修订中。除了《档案法》之外，教育部于2002年发布的《高等学校档案管理办法》中规定，高等学校可以根据学校实际情况确定归档范围。归档的档案材料包括纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）带等各种载体形式[2]。该办法赋予高校制定电子文件归档范围的权限，具体如何执行，在实践中还需要更多、更具体的参考和指导。从目前来看，国家档案局颁布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第8号）第3条提到机关文件材料归档范围，为电子文件归档范围的制定提供更多的依据。如其中规定：“反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料……”[3]国家档案局8号令明确了文书类档案的归档范围，为高校文书类电子文件归档范围的制定提供了依据。国家档案局13号令《机关档案管理规定》第二十七条至第三十条中的相关内容也对归档范围进行了明确。在高校电子文件归档范围的制定中，目前可直接参考的是《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894-2016），其中有关电子文件归档范围的内容较为明确，如其中规定“反映单位职能活动、具有查考和保存价值的各门类电子文件及其元数据应收集、归档；文书类电子文件归档范围按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》……”[4]从所引内容来看，《电子文件归档与电子档案管理规范》对目前社会存在的电子文件的各种类型都进行了一定程度的规范，对于高校电子文件归档范围的制定具有积极价值，但是《电子文件归档与电子档案管理规范》也保留了与传统载体浓重的联系，许多规定都直接参考和引用纸质环境下形成的规范。《企业电子文件归档和电子档案管理指南》中的有关规定值得借鉴，如：“电子文件归档范围应包括各业务活动中形成的各种结构化和非结构化数据及以独立文档形式存在的具有保存价值的信息记录，其来源包括来自办公自动化系统、支持本企业产品和业务的业务系统、财务和会计管理信息系统、人力资源管理信息系统及本企业其他职能活动业务系统，或从外部接收的。企业有些业务系统有可能是通过租用或以云计算服务的形式存在，所形成的电子文件不一定存于本企业的服务器中，其产生的电子文件也应纳入本企业归档范围。”[5]所引内容充分考虑了电子文件来源的不同，如来源于机构内部办公自动化系统、业务系统、财务系统等文件，具有鲜明的行业要求；对来源于机构外部的电子文件，该指南也有充分考虑，如云存储形式的电子文件，在进行归档范围的制定时更应给予关注。这是高校电子文件管理所面临的新业态，具体到电子文件归档范围的制定上，也要充分考虑这些新业态的发展趋势和管理的要求，从而能够更加充分地制定出科学的归档范围。除上述相关法律法规外，目前许多省份结合实际需要、区域电子文件管理的特点制定了适合自身情况的电子文件归档范围，如《天津市电子公文归档管理办法》就是其中较有特点的，其中第十三条规定：“各类电子公文的归档范围和保管期限按国家关于纸质文件归档有关规定执行，电子公文的归档内容包括：符合规范的电子公文版式文件，原格式电子公文定稿（签发文）、附件、法律法规和规划及工作报告等重要文件的历次修改稿、文件在办理过程中的留痕信息及文件处理单均需转换成版式文件。”[6]从所引内容来看，区域电子文件归档范围，较国家层面的规范来说，更加侧重于微观层面和操作层面，也更符合实际需要。

二、制定电子文件元数据归档范围的依据

在电子文件环境下，电子文件的归档是全要素的归档，元数据的归档也是必不可少的内容。从目前来看，国家层面的标准规范也多强调此类数据的归档问题。高校电子文件归档范围的制定也要充分考虑元数据。在高校电子文件元数据归档范围的制定过程中，可以参考《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894-2016），其中以列举的方式规定了电子文件元数据归档的主要内容，如其中规定，应归档电子文件元数据应与电子文件一并收集、归档。具体内容限于篇幅的限制，不再赘录。从《电子文件归档与电子档案管理规范》有关元数据的规定来看，对于元数据的内容要求与实体环境下形成的相关经验相对应，提出了一些可供参考的元数据项目。当然，高校电子文件元数据归档还有其自身的特点，需要在实践中不断摸索。在探索时，要注意不同格式类型电子文件对元数据的需求，诚如研究者所论：“电子文件应归档的元数据项是归档范围中不可缺少的一个重要内容。针对不同类型的电子文件，所需要采集的元数据项是不同的，如文本格式、图像格式、声像格式和图纸、多媒体等各类专业格式。”[7]尤其是随着大范围出现的网页电子文件的扩展、各种基建设计中出现的3D、BIM文件，也为高校电子文件归档工作中元数据的收集提出了更好的要求。

三、高校电子文件归档范围制定的思考

上述所列电子文件归档范围仅是众多的电子文件管理中的部分内容，在实践中由于机构业务活动的不同、组织结构的不同、电子文件产生的流程及所属行业规范约束的不同，有关电子文件归档范围也存在着众多的差异。从目前来看，国内一些研究者已经开始关注如何从宏观的角度为电子文件归档范围的确定提供更多的指导和启示，以便不同的机构在制定电子文件归档范围时能有一定的理论支持和框架。这些内容对于高校电子文件归档范围的制定来说，同样具有积极的价值。概括来说，电子文件归档范围需要考虑如下基本要素。1.电子文件管理系统中有关稿本的问题。“电子文件的草稿记录了文件的自然形成过程以及最原始的流转、修改流程等信息，因此保留电子文件草稿也应纳入电子文件归档的范围内。”[8]“对需要保存草稿或历次修改稿的电子文件，应当用版本保护措施和版本留迹技术，将重要的草稿、定稿一并归档。”[9]从上述所引的内容看，对于机构电子文件归档范围的制定来说，考虑稿本问题也不能盲目扩大范围，应该集中于电子文件中有重大价值的文件，如果盲目扩大范围，必然会增加电子文件管理的压力，使得机构电子文件管理陷入复杂的管理局面。2.电子文件产生的流程。电子文件产生流程的不同，也会导致电子文件归档方式的巨大差异。“识别文件流程伊始，必须跳出IT系统本身，先分析工作流程，包括相关的规章和业务需求，以确定究竟哪些证据需要保存。由于文件与业务流程直接关联，识别文件要借助标准的业务流程分析技术和工具，比如活动图表、流程分解和流程图。”[10]在这样的情况下，为高效完成电子文件归档工作，“就不能简单将传统纸质档案的归档流程照搬到电子文件归档中，必须从电子文件产生的业务系统开始……使电子档案能够像传统纸质档案一样，起到其凭证价值的作用，具备同等的法律效力”[11]。3.合理考虑电子文件归档与OA系统的关系。从目前来看，在电子文件归档范围的制定过程中，很少考虑与OA系统的衔接问题。许多高校基于已有的文件管理实践，将电子文件保存在OA系统中，这是较为普遍的做法。由于OA系统在规划、设计时并没有充分考虑电子档案保管的需求，尤其是满足电子文件管理“四性”检测的需要，对于电子文件元数据的捕获、链接、处置等方面，也缺乏系统的规划，因此在电子文件归档范围的制定过程中，遵循大电子文件观，从OA系统设计出发，把电子文件归档的各要素有机融合在文档一体化的规划中，并明确相关的管理要求、元数据方案等，是电子文件归档范围制定过程中需要充分考虑的内容。随着新《档案法》的施行，《档案法》中有关归档范围及档案信息化建设方面的规定，如对电子档案“来源可靠、程序规范、要素合规”的要求，对高校电子文件归档范围的制定提出了新的挑战。高校档案管理部门应该立足电子文件的基本特性、高校档案工作的特点、高校档案归档范围的具体内容及电子文件归档的基本要求，认真分析和研究适合本机构的电子文件归档范围，这样才能真正适应国家档案事业发展的趋势，才能更好地开展高校电子文件管理工作。

参考文献

[1]中华人民共和国档案法.[EB/OL].[2021-11-27].

[2]高等学校档案管理办法.[EB/OL].[2021-11-27].

[3]机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定.[EB/OL].[2021-11-25].

[4]电子文件归档与电子档案管理规范（GB/T18894-2016[EB/OL].[2021-11-27].

[5]企业电子文件归档和电子档案管理指南[EB/OL].[2021-11-28].

[6]天津市电子公文归档管理办法.[EB/OL].[2021-11-27].

[7]田雷.电子文件归档范围与保管期限研究[J].北京档案，2012（9）：22.

[8]史爱丽.OA系统中电子文件归档问题分析及对策[J].办公室业务，2013（2）：114.

[9]冯惠玲，刘越男.电子文件管理教程[M].2版.北京：中国人民大学出版社，2017：138.

[10]王英，蔡盈芳.电子文件管理[M].北京：清华大学出版社，2016：48.

[11]张才千，杨桦.基于流程管理的电子文件归档研究[J].档案管理，2016（4）：50.

作者：刘玉红