大型供电企业档案精益化管理措施

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摘要：国务院提出关于东北老工业基地振兴发展的战略部署，对沈阳地区电网发展提出挑战，同时对记录电网建设的全过程、反映电力企业管理成果的档案管理工作也提出新的要求。沈阳电网档案管理工作存在诸多问题，已经不能适应沈阳电网高速发展需求，唯有精益管理，才能充分发挥引领作用，为沈阳振兴发展提供坚强的电力保障。因此，构建适应东北老工业基地振兴发展战略的电网档案体系势在必行。

关键词：企业；档案；精益化管理

电力企业档案是电网建设、运营与发展过程的真实记录，是企业电网建设、资产运营、安全生产、营销服务等管理的重要凭证与依据，对维护企业员工合法权益具有十分重要的意义，是企业不可或缺的信息资源和重要资产。近年来，随着国家投资建设项目逐渐增多，沈阳供电公司（以下简称“公司”）业务部门间的分工越来越细，归档文件材料日渐增多，面对档案数量大、管理环节多、档案管理模式落后等问题，变革传统档案管理方式已经势在必行。

一、电力企业开展档案精益化管理的意义

1.实施档案精益化管理是建设电网的需要。电网建设项目档案记录了电网建设的全过程，反映工程管理的真实情况。电网建设项目档案管理在电网建设过程中是一项系统全面的工作，贯穿工程开工至竣工的各个阶段，一套完整、准确、系统、齐全的电网建设项目档案体现了该工程的原始记录和真实形象。档案工作中发现的问题，往往是工程管理和施工管理中的漏洞和缺陷，通过开展档案精益化管理，规范项目文件编制要求，提升工程档案管理水平，可以倒逼工程管理，改进工程管理中的问题，促进工程管理水平的提升。同时，电网建设项目档案是项目验收投产的依据、企业运维经营的前提及其他后续工作的基础，做好此项工作能够为企业运维体系的完善提供有效保障，为电网建设提供有力支撑。2.实施档案精益化管理是法治电网的需要。档案具有管理借鉴、技术积累、经验参考、成效评估等重要参考价值，是企业合法运营的凭证、法治水平的展示、依法维权的依据、责任追溯的主线。档案管理是为企业当好“参谋”、提供“镜鉴”、规避风险的重点环节，也是公司依法治企的重要工作。开展档案精益化管理工作是企业依法决策、依法经营管理、依法维护正当合法权益的重要凭据。3.实施档案精益化管理是文化电网的需要。档案是企业文化的传承者，是企业文化之根。档案工作真实全面地记录了企业创新发展的历程，把企业的历史记录保存下来，经过长期积淀，成为了公司企业文化的重要来源和标志。开展档案编研和开发利用等精益化工作，能够有效地促进企业文化和公司价值的传播，以档案真实的力量讲述公司各个方面的发展业绩，形成对企业文化和公司价值的高效传播，对推进企业文化建设、弘扬企业精神、塑造企业形象起到积极的作用。4.实施档案精益化管理是服务电网的需要。档案能够为员工提供最原始的凭证，做好档案工作，对于维护企业员工合法权益具有重要意义。只有不断适应员工需求变化，强化细化服务功能，寻求更有效的服务途径，提高档案利用的质量和水平，才能更好地维护员工合法权益，更好地体现档案的价值、发挥档案的作用。

二、电力企业开展档案精益化管理的措施

1.进一步完善档案管理制度体系。公司认真贯彻执行业务标准规范，实施档案精益化管理，提高工作质量，建立并不断完善《国网沈阳供电公司档案管理实施细则》及各门类档案管理办法，针对国家档案局下发的《企业文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》《国家电网有限公司电网建设项目档案管理办法》《国家电网公司关于文书档案整理规范等九项档案业务规范》等文件，结合沈阳公司实际，完善《国网沈阳供电公司档案归档制度》，细化文书、工程项目等12项档案归档范围、保管期限及分类细则，使档案工作做到有章可循、有据可依。另外，为适应电网建设不断发展的实际，创新建立档案交底制度，强化“三纳入”“四参加”“四同时”制度的完善与执行力度，按照“严格工程质量管理、严格工程档案管理”的双严要求，坚持做到“三落实”（组织落实、制度落实、管理落实）及“四同步”（计划同步、管理同步、检查同步、验收同步），确保归档资料的完整、准确、规范[1]1。2.进一步完善档案管理组织体系。（1）实施分级管控。公司档案部门是档案的归口管理部门，负责全公司文书、会计、声像、实物、人事、建设项目等各种门类、载体档案的集中统一管理。公司坚持“统一领导，分级管理”原则，构成由分管领导负总责、办公室履行管理职能、档案管理服务中心履行具体职责的组织体系。公司领导一直将档案工作作为提高企业管理水平的重要手段，并将档案工作列入公司年度工作计划，为档案工作顺利开展提供了强有力的支持。档案部门在专职档案管理人员层级基础上，不断完善档案管理二级网络，要求每个专业部门、单位至少设置一名兼职档案员，负责各部门、单位的档案形成、积累、整理、归档工作。共设置二级档案室40个，兼职档案员85人，形成完整的档案管理网络体系，为加强档案管理工作提供了坚强的组织支撑。（2）明晰管理职责。档案工作涉及与人资、社保、建设、运维检修、电缆、安装公司等多部门配合和资料的承接，具有管理、服务和政治性的特殊使命，在重大工程和事件的验收及追溯中扮演着举足轻重的角色。结合公司实际工作，细化档案归档范围，制定完善会计、声像、实物、人事、工程项目等各门类档案归档范围及归档要求。同时将归档工作融入科研成果发布、工程竣工验收等各环节，严格落实档案归档要求，发现问题及时提出，并认真整改，确保归档档案内容完整、分类准确、编排有序、目录清晰、装订整齐标准。3.进一步完善档案管理保障体系。（1）收集归档。根据国家档案局文件精神，强化企业档案资源的整合与管理，调整和扩大档案收集范围、收集门类，逐步建成内涵丰富、门类齐全、结构合理、载体多样、富有特色的档案资源体系。为了确保收集工作，我们重点采取几个方面措施：一是细化档案归档范围。根据上级标准，结合公司实际工作，制定完善各门类档案归档范围及归档要求。文书档案编制出每个部门的归档范围，每年年初都通过公司内部网络下发到各单位，并定期到各部门跟踪指导，监督归档制度的执行。二是从源头上加强对档案资源的监督指导。对于公司重点工作、重大活动、重要事件、重大建设工程项目档案等，要全过程监督指导，及时做好档案的收集归档工作。针对农网改造升级工程项目和66kV及以上工程档案，分别制作了“动态指导书”和“档案归档资料进程管控清单”，确保各项资料规范、完整、准确，对项目建设全过程控制起到了重要作用，实现了“应交尽交、应归尽归、应收尽收”。三是科学整合档案信息资源。打破部门和条块的分割，建立以档案部门为主导，各专业主管部门密切配合，档案部门集中统一管理的档案资源架构。（2）数字管理。档案信息化是实现档案现代化的必由之路。公司围绕实现档案“信息数字化、管理自动化、服务智能化”的目标，实施“数字化带动”战略[2]149；以室藏档案目录全部数字化、重要档案全文数字化为重点，开展档案信息化建设；将档案信息化建设纳入企业信息化建设总体规划，使公司档案工作逐步向自动化、信息化、网络化转变。公司档案管理已完成从业务信息系统到档案信息系统的数据转换，实现文档实体与电子文件“生成一体化、管理一体化、利用一体化和规范一体化”的全链条式档案信息体系[3]137。实行痕迹化管理，通过查证协同办公系统保留下来的文字、图片、电子档案等，追溯发生的生产经营活动，保证公司电子档案不流失，同时也可以明确责任。通过“全痕迹”建立“大数据”，定期在海量数据中实现档案信息的挖掘分析，为公司的各项管理工作及领导决策提供有力支撑[4]45。做到传统与非传统并行，纸质与电子并存，网上与网下互动，创造档案更大的活力和空间。既要及时有效提供档案原件的借阅、复制和送档案到现场等服务，还要为公司的专业部门和职工提供计算机查阅、档案信息公开、公司内网查询利用等数字化档案利用，实现档案价值的深度挖掘和利用。（3）培训指导。针对兼职档案员档案专业知识相对薄弱、人员更换比较频繁这一问题，采取了集中指导和分散指导相结合的指导方式，即每年针对二级档案室的兼职档案员开展定制化业务培训，着力提升兼职档案员的专业素质和业务能力。通过老带新、师带徒，研发档案知识管理平台，集网上培训、工作交流、考核评价为一体，实现网络学习常态化。通过组织档案协作组活动、专题讲座、专项检查、交叉互查、现场观摩等形式，开展形象生动、形式多样、内容丰富的档案交流，实现培训交流多元化，逐渐形成一支技术精、作风硬、素质高的档案队伍。（4）业务宣传。采取多种途径和手段加大档案的宣传力量，扩大档案的宣传范围，设计宣传主题，创新宣传形式，不断提高档案部门的影响力。在公司内部各个层面营造浓烈的档案氛围，努力扩展档案工作的广度和深度。一是构筑以档案借阅学习室为主的宣传园地，通过荣誉墙展示、制作悬挂宣传牌板等方式，使员工抬头能见、侧耳能闻；二是形成以公司门户网站、网络大学、微信群等新媒体方式为主的宣传模式，适时调整、更新、充实内容，增强档案宣传教育实效；三是开展主题鲜明、内容丰富、形式灵活的教育活动，通过答题、竞赛、培训、经验交流、专题讲座等方式，丰富档案宣传教育内涵，实现人人心中有档案，从而实现档案宣传的全面覆盖，增强全公司员工的档案意识，为档案收集创造条件。4.进一步完善档案管理服务体系。（1）提供编研产品。加大开发力度，充分挖掘档案资源的价值，活化信息应用管理，凸显公司各阶段管理特色。与相关部门联合，及时汇集、整理档案利用的优秀典型成果，制成展牌或专栏进行展示，配合党群工作部推出优秀共产党员先进人物事迹、“青春心向党、建功新时代”等典型成果，努力把“死档案”变成“活信息”，更好地为公司各层级服务。积极开展档案编研工作，以库藏档案为基础，新编、续编档案编研成果十余项并编辑成册，客观、真实、完整地续写公司年鉴。著有《专业技术职务任职资格汇编》《组织机构沿革》《荣誉录》《国有土地使用证汇编》《房屋所有权证汇编》《变电工程简介》《干部任免录》《大事记》《年鉴》等。（2）提供贴近服务。随着社会档案意识的不断增强，员工个人对档案的利用需求越来越多，依法获取自身信息的知情权要求不断提升。公司以职工需求为导向，提供网络化、智慧型服务，扩展服务范畴，提升服务能力，开展档案专题培训，推出档案编研成果。通过与相关部门密切配合，建立和完善民生档案信息资源，制定民生档案的归档范围及管理办法，进一步整合各类民生档案信息资源，创新档案工作服务民生的途径和办法，加大民生档案的管理力度，实现民生档案的信息资源共享。建立惠及全公司员工的多元民生档案利用体系，认真梳理室藏档案，积极把涉及民生的各类档案、信息及时整理、鉴定出来，方便公司员工查阅利用，更好地维护职工的合法权益。

参考文献

[1]张惠琼.浅谈建设项目档案管理与项目管理同步实施[J].广东造船，2013（4）.

[2]王金兰.智能化时代下的档案管理新模式探讨[J].卷宗，2019（19）.

[3]符昌慧.文档一体化管理的思考[J].产业与科技论坛，2012，11（22）.

[4]张慧鑫.大数据时代档案信息化建设措施[J].卷宗，2019（36）.

作者：金梅