机关档案数字化管理问题及策略

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摘要：推进档案数字化管理是机关档案管理发展必然趋势。在共享视域下推进机关档案数字化管理，必须牢固树立共享服务理念，建立共享服务标准，整合共享服务资源，强化共享服务安全，提升人员素质能力。

关键词：共享视域；机关档案；数字化管理；共享

随着现代信息技术在机关档案管理中的深度融合和应用，机关数字档案建设已成为时代潮流。机关数字档案建设主要目的是提高档案服务的效率，共享是提高档案服务效率的重要途径[1]。机关档案数字化管理共享服务，可以更好地实现机关档案资源的社会价值和经济价值。

一、共享视域下机关档案数字化管理的意义

机关档案数字化管理的意义主要体现在以下几个方面[2]。1.机关档案数字化管理，有助于提高档案管理效率。在机关传统档案管理模式中，档案管理工作程序烦琐、流程冗长、效率低下，特别是在档案资料利用过程中，仅对于档案信息资料的收集就可能会耗费大量的人力、物力和财力，如果档案资料归档不规范、不完整、不准确，还会降低档案信息查询准确性，影响档案管理人员的工作积极性。机关档案数字化管理的实施可以优化档案信息查询流程，简化档案信息利用程序，减少档案资料丢失损毁，明显提高机关档案管理人员工作积极性。因此，机关档案数字化管理具备档案管理的高效性、便捷性、准确性等优势，有助于提高机关档案管理效率。2.机关档案数字化管理有助于提高档案利用率。机关单位在开展业务工作过程中积累了大量档案资料。这些档案资料对于不同阶段的业务开展具有很强的参考借鉴价值。如果机关档案管理还是继续采用传统的管理模式，需要档案资料的时候还要到档案管理部门调取信息，不仅利用程序烦琐、效率低下，还可能造成档案资料的丢失。机关档案数字化管理，可以把档案信息储存在档案管理系统中，需要调取相关档案的时候，可以直接通过档案管理系统查阅，大大提高了机关档案利用效率。由此可见，机关档案数字化管理可以为档案用户共享使用创造条件，档案用户可以多人异地同时查阅，快速查找档案信息，减少档案查询时间，提高机关档案利用效率。3.机关档案数字化管理有助于提高档案管理效益。机关档案管理，社会性应该是要放在第一位的，但是在确保机关档案管理社会性的基础上，还要提高机关档案管理的经济性，尽可能减少档案管理的人力、物力与财力投入[3]。在机关档案传统管理模式下，档案管理人员所从事的档案工作挑战性较小，以重复性劳动为主，长此以往导致他们在工作中存在一定的反感心理，可能导致工作质量和工作效率、机关档案服务水平的下降，甚至对机关社会形象产生负面影响。因此，推进机关档案数字化管理可以提高档案管理人员工作积极性。电子档案存储节约了大量办公用房，减少了实体档案存储维护费用，不仅提高了机关档案管理效率和服务水平，还可以大大降低机关的资源投入，提高机关档案管理效益。

二、共享视域下机关档案数字化管理现状与问题

推动机关档案数字化建设，对于提升档案管理服务水平具有重要作用[4]。但在实践过程中，受管理意识、人员能力素质、服务体制机制等影响，机关档案数字化管理过程中还存在诸多问题，主要体现在以下三个方面。1.机关档案数字化管理缺少服务意识。在推进机关档案数字化建设过程中，档案管理部门不仅承担了机关档案内部管理职责，还承担着外部服务职能[5]。在机关档案数字化管理过程中，机关档案不仅要服务本单位或本部门，还要为社会公众做好档案服务，才能更好地体现档案服务经济社会发展的作用。但是，在机关档案数字化管理过程中，档案管理部门的服务意识较为淡薄，主要是由两个方面的原因造成的：首先，机关档案管理缺乏必要的外部监督。监督机制是机关档案数字化管理机制的重要组成部分，但是现阶段没有建立机关档案数字化管理的内部监督机制，外部监督机制也缺失，从而导致机关档案管理人员的服务意识淡薄，不仅影响了机关档案数字化管理工作的开展，也限制了机关档案的共享服务。其次，机关档案数字化管理工作宣传引导不到位，未能牢固树立机关档案服务社会的思想理念，阻碍了机关档案数字化管理服务质量的提高。2.机关档案数字化管理人员素质能力不足。在机关档案数字化管理过程中，人才是最活跃、最关键的因素，也是主要的推动力量。机关档案数字化管理与传统档案管理之间差距较大，特别是要求档案管理人员具有专业的数字档案管理素质与能力。一些机关在推进数字档案建设的时候缺乏专业数字档案管理人才，主要是由两个方面原因造成的：首先，机关档案管理人员招聘工作缺乏规划，过于看重人员学历、毕业院校和专业，但是对于人员的数字档案管理实际能力缺乏考察，导致招聘的档案管理人员素质能力无法胜任实际工作需要，不仅影响机关档案管理工作的开展，还影响了机关数字档案发挥信息服务功能。其次，机关档案管理工作中，由于人员编制紧张和工作任务量较大等多方面原因，缺少对档案管理人员知识与能力的持续培训，导致其知识无法胜任机关档案数字化管理要求。3.机关档案数字化管理共享服务体制机制不健全。基于共享视域推进机关档案数字化管理，必须建立机关档案数字化管理共享服务体系，这也是机关档案数字化管理共享服务开展的重要保障，对其具有决定作用。在机关档案数字化管理实践中，还面临着共享服务体制机制不完善等问题，主要表现在以下两个方面：首先，机关档案管理制度落后，与机关档案数字化管理实际不相匹配，对机关档案管理人员的数字共享服务行为缺乏约束，特别是对机关数字档案信息的安全管理缺乏约束力，在设计机关档案管理制度时，缺乏对共享的规划与融入，导致机关档案管理制度中缺失数字档案共享服务要求。其次，机关档案管理制度缺乏奖惩机制。开展机关档案数字化管理共享服务，必须有相应配套的奖惩机制，从而更好地提高机关档案管理人员的工作积极性。但是在设计机关档案数字化管理共享服务制度的时候，由于未能建立完善的奖惩机制，导致机关档案数字化管理共享服务意识缺位、能力不到位。

三、共享视域下提升机关档案数字化管理水平的对策

针对当前机关档案数字化管理过程中存在的问题，主要从以下五个方面提升机关档案数字化管理水平[6]。1.树立机关档案数字化管理共享服务理念。共享视域下推进机关档案数字化管理，必须把共享服务理念放在第一位。机关数字档案的共享服务开展，要以协同理念为基础，清除机关数字档案共享服务的界限，以“一盘棋”思想来构建机关数字档案共享服务体系。首先，要重视现代信息技术，特别是大数据技术、云技术在机关档案数字化管理中的深度应用，对机关各类档案资源进行整合，建立基于用户需求的机关数字档案共享服务平台。其次，在推进机关档案数字化管理过程中，结合机关档案用户需求和现代信息技术特点，提供适配场景需要的机关数字档案资源服务场景，重点可以借助各类移动终端和智能终端，建立机关数字档案共享服务系统，并确保机关数字档案资源接入服务的快速性和便捷性。2.建立机关档案数字化管理共享服务标准。档案用户需求是机关档案数字化管理共享服务开展的源头。但是，机关档案数字化管理过程中推进共享服务，利用空间的有限性是其主要制约因素。机关档案传统管理模式中，各个区域、行业、部门的档案管理要求不尽相同，基本上采取各自为政的档案服务标准，不仅技术标准存在差异，服务标准也各不相同，直接限制了机关档案数字化管理中的共享服务工作开展。因此，要建立健全机关档案数字化管理共享服务标准，就要对机关数字档案共享服务范围和内容进行明确，在共享服务的技术标准和管理标准上实现协同，以一个标准框架推进机关档案数字化管理共享服务工作。总之，机关档案数字化管理共享服务工作的推进，不仅要针对机关档案管理工作实际开展，还要在共享理念之下建立统一的服务标准。3.整合机关档案数字化管理共享服务资源。资源整合是实现机关档案数字化管理共享服务的重要内容。首先，在对机关档案数字化管理共享服务资源进行整合过程中，不仅要考虑机关档案的自身特点，还要充分考虑档案用户的实际需求，确保供需平衡。因此，要建立基于用户需求的机关档案数字资源系统，确保机关数字档案资源是用户真正需要的。其次，在推进机关档案数字化管理共享服务过程中，机关档案管理部门和档案管理人员要主动转变服务方式，把机关档案服务工作积极延伸到社会更多群体之中，变被动为主动，对机关档案数字化管理共享服务范围进行拓展延伸，把机关数字档案价值发挥到最大化。最后，要主动应用现代信息技术，特别是大数据技术，对用户需求进行深度挖掘，精准把握用户对机关数字档案资源的个性需求，为其提供精准档案服务，提升机关档案数字化管理共享服务的效率与水平。4.强化机关档案数字化管理共享服务安全。安全是机关档案数字化管理共享服务的生命线。为了加强机关档案数字化管理共享服务的安全性，必须从管理、组织、技术等方面共同入手，全面保证机关数字档案资源安全。首先，要加强机关档案数字化管理共享服务制度建设，采取自上而下和自下而上相互结合的方式，建立共享服务安全制度体系，涵盖管理制度、执行制度、行为制度和监督制度。其次，要加强机关档案数字化管理共享服务组织建设，成立专门的推进保障机构，明确机关档案数字化管理共享服务实施部门和人员的职责，以及档案管理部门和机关其他部门之间的配合职责，建立“分工不分家”的工作推进局面。最后，要加强机关档案数字化管理共享服务技术保障，注重云技术在机关数字档案传输、存储中的利用，注重大数据技术在机关数字档案开发、利用中的应用，不仅可以保障机关档案数据资源安全，还可以确保机关档案数字化管理共享服务质量。5.提升机关档案数字化管理共享服务人员能力。在推进机关档案数字化管理过程中，要建立一支专业的数字档案管理人员队伍，并加强对他们的服务能力培训。首先，要注重机关档案管理人员招聘选拔，不仅要注重对档案管理知识与能力的考察，还要注重对数据管理能力的要求，以及对档案共享服务意识的考核，选拔和培养档案管理基础知识扎实、大数据技术应用熟练、档案管理能力强的专业服务人员。其次，要加强对机关档案管理人员的共享服务能力培训，通过举办各类培训活动提高机关档案管理人员的素质与能力，使他们能够更好地适应机关档案数字化管理发展趋势，更好地应对机关档案数字化管理共享服务新要求。在共享视域下，现代信息技术在机关档案管理中广泛应用，机关档案数字化管理共享服务是必然趋势，也是机关档案资源更好发挥社会效益和经济效益的重要路径。在推进机关档案数字化管理过程中，要牢固树立共享服务理念，建立共享服务标准，整合共享服务资源，强化共享服务安全，提升人员素质能力。

参考文献

[1]朱桂红.资源共享视域下自然资源档案数字化管理策略研究[J].浙江档案，2020（9）：63-64.

[2]徐玲.信息生态视域下数字档案共享机制构建[J].重庆电力高等专科学校学报，2018（5）：56-59.

[3]山石平.数字档案信息资源共享机制构建分析[J].兰台世界，2020（3）：61-63

[4]雷乃明.建立档案信息资源服务与共享的制度性保障[J].福建档案，2017（6）：13-15.

[5]李晓楠，孙月.2005—2014年我国档案信息资源共享研究概述[J].兰台世界，2015（29）：44-45.

[6]吴加琪.区域档案信息资源共建共享实现机制研究———以浙江省档案信息资源共建共享工作为例[J].档案与建设，2016（6）：17-20+29.

作者：姜东艳