电子文件单套制管理模式分析

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摘要：数据转型时代已经到来，信息技术飞速发展。电子文件数量指数级增长，电子文件管理模式成为档案界近年来持续关注的问题。对电子文件单套制管理模式的优势进行阐述，对单套制推行过程中面临的问题进行分析，并提出几点建议。

关键词：数字转型；电子文件；单套制；双套制

随着大数据、云计算、区块链、物联网等前沿技术日益成熟，信息化发展取得了历史性成就，对各行各业发生了广泛而深远的影响。基础设施、新动能产业和生态平台之间的互动融合，迸发出了以“万物感知、万物互联、万物智能”为特征的数字转型时代。物理世界与数字世界深度融合，政务、公安、医疗、教育、物联、消防等实现了互联互通。放眼档案界，原生电子文件数量陡增，面对数字转型时代提供的机遇和挑战，电子文件双套制向单套制管理模式的转变势在必行。

一、电子文件双套制与单套制管理模式的定义

2002年国家发布《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002），明确指出“具有永久保存价值的文本或图形形式的电子文件，如没有纸质等拷贝件，必须制成纸质文件或缩微品等。归档时，应同时保存文件的电子版本、纸质版本或缩微品。”电子文件双套制管理模式自此开启，运行已近二十年。与之对应的则是电子文件单套制管理模式，即由电子设备生成的电子文件仅以电子方式进行归档、管理、利用与保存，不再生成和保存纸质档案的管理方式[1]。

二、电子文件单套制管理的必要性

1.单套制有利于提升信息化效能，降低成本。传统的电子文件双套制管理模式归档时需制作纸质文件或缩微胶片副本。纸质副本制作过程中需使用大量的纸张及耗材，若用到非线性编辑系统转换设备则耗费更大。而电子文件单套制管理模式无需纸质副本，可减少对木材的需求，低碳环保，有利于节约型社会建设。单套制管理模式集中力量保存电子文件即可，而双套制管理模式既要保管电子文件，又要保管其副本。副本的保管遵照传统档案保管模式，需配备专业人员进行收集、分类、整理、编目、装盒、排架、统计等各项工作，占用档案库房大量空间，要做好库房的温湿度控制及防磁、防光、防虫等各项防护措施。双套制管理模式在何时制作副本并无明确规定，若归档的电子文件存在初稿、修改稿、终稿等多个版本，“硬拷贝”时容易造成版本的混乱，加重档案利用时版本匹配比对的工作量，降低工作效率。综上，与仅保管电子文件的单套制相比，双套制管理模式无疑造成了人员、资源的浪费，降低了信息化效能。2.单套制有利于保持电子文件原生性。进入无纸化办公时代，原生电子文件数量呈指数级增长。随着各业务系统与档案管理系统的对接，单套制管理模式下的原生电子文件在符合归档要求的情况下可直接被档案管理系统获取，经档案管理人员审核后实时归档。电子文件的内容、背景信息、结构等三要素在全程流转的背景中得以完整，可靠性真实性得以保证。双套制管理模式每份归档的文件都需以电子文件及副本两种形式保存。电子文件类型多样，既有Word、Excel等简单文件，还有多媒体文件、多图层文件、数据库文件、巨幅图表等文件。对于复杂程度较高的电子文件，纸质载体无法同等打印呈现，“硬拷贝”方式将损害电子文件的完整性。档案的本质属性是原始记录性。档案越接近形成时的原始状态，越能保证其原始记录性[2]。无论在哪个节点制作副本，载体的转换与变更必会影响档案的原始性，造成元数据的损失。元数据是描述电子文件数据属性的数据，包括文件格式、编排结构、字符集等数据，跨机构支持着电子文件的创建、管理和利用[3]。例如，文件格式、责任人、流程审批记录等电子文件元数据在纸质副本中无法输出，与归档要求的齐全性完整性相悖。双套制亦会造成元数据分布于不同的副本中，降低了电子文件的自说明能力[4]。3.电子文件的凭证作用有法可依。2015年上海自贸区开展了电子文件单套制管理模式探索、推广实施。2018年12月国家档案局第14号令《国家档案局关于修改〈电子公文归档管理暂行办法〉的决定》第七条规定：符合国家有关规定的电子公文可仅以电子形式归档。2019年4月李克强总理签署国务院716号令《国务院关于在线政务服务的若干规定》第十二条提出：政务服务机构应当对履行职责过程中形成的电子文件进行规范管理，按照档案管理要求及时以电子形式归档并向档案部门移交。除法律、行政法规另有规定外，电子文件不再以纸质形式归档和移交。符合档案管理要求的电子档案与纸质档案具有同等法律效力。2020年6月20日《中华人民共和国档案法》经第13届全国人大常委会第19次会议修订公布，第三十七条规定：电子档案应当来源可靠、程序规范、要素合规。电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用。由此可见，电子文件的法律地位已得到保证，实行电子文件单套制模式是时代发展的必然。

三、推行电子文件单套制面临的主要问题

数字化时代到来，数字技术瞬息万变，数字化形态转型倒逼电子文件管理模式由双套制向单套制变革，然电子文件单套制管理模式的推行并不是一帆风顺的，问题挑战与优势同在。1.档案工作者的思想观念及业务水平有待提升。因纸质档案具有稳定性、安全性和无可替代的凭证性，档案工作者及利用者更加信赖纸质档案。长期以来，档案工作者习惯于纸质档案的收整及利用方式和流程，积累了丰富的经验。相比电子档案，他们更乐于回归熟悉的环境，收集管理纸质档案。另外，档案管理者专业技能参差不齐，对电子档案的管理技能及经验不足，影响了电子文件单套制管理模式的推行进度。2.电子文件的可信度问题。真实性、完整性、可用性和安全性是电子档案的重要属性，在电子档案的全生命周期过程中发挥着举足轻重的作用。电子档案不具个人笔迹和书写痕迹的特征，没有纸质文件的特性[5]，载体识别无法发挥作用，且易受病毒攻击、易被篡改、存储载体不稳定等因素，导致“四性”无法保证。在电子文件的归档、移交、接收、保存及利用等各个环节进行“四性”检测是保障电子文件可信性的重要手段。解决电子文件的易篡改性和对载体的依赖性，提升电子档案的信任度，是迫切需要解决的问题。3.电子文件关键性管理规则有待健全。我国先后已经出台了多项法律法规，保障了可信电子文件的法律凭证地位。但就具体操作而言，仍存在若干问题，比如：各业务系统与档案管理系统元数据格式规范、内容标准不统一，无法做到无缝对接，归档电子文件无法实时获取、实时归档；业务系统归档的电子文件无法提供利用；电子文件长期保管机制缺乏科学规划和策略等。

四、推行电子文件单套制管理模式的几点建议

1.档案工作者应转变思想观念，提升业务技能。推行电子文件单套制，首先要组建一支思想观念先进、技能强的高素质复合型人才队伍。从业人员要认识到电子文件单套制的重要性与必要性，强化责任意识、大局意识，掌握电子文件单套制管理的相关法规与规范，增强学习档案专业知识及相关信息技术的主观能动性。档案部门应加大专业知识的培训力度，通过“引进来，走出去”———参与专题培训、学习交流等形式，吸收借鉴成功经验，促使从业人员的专业素质不断提升，为电子文件单套制的推行配备专业人才。2.依托信息技术提升电子文件的可信度。2018年4月，国家档案局正式发布的《文书类电子档案检测一般要求》（DA/T70-2018），为开展电子档案“四性”检测提供了技术规范和技术指导。当代信息技术的飞速发展也为保障电子数据的“四性”提供了有效的技术支撑。数字摘要技术是保障电子档案“四性”的重要手段。数字摘要技术是运用哈希函数，将归档电子文件运算得出一串固定长度128位的密文，简称哈希值，又称“数字指纹”，即哈希值＝H（电子文件）。不同文件算出的哈希值相等的概率几乎为零，且哈希算法具有单向性，不可逆，无法根据哈希值倒推出原文件内容。归档时，将每份文件的哈希值上传时间戳服务中心并加盖电子签章，或上传区块链进行固化加密。采用数字摘要比对方式对归档信息包的一致性进行检测，可确保电子文件的齐全性及完整性。区块链技术的主要特点是去中心化、共识机制、加密算法[6]。采用分布式账本，多点记账，点对点传输，集体维护，公开透明。任一点想修改数据必须征得大多数网点认可，且修改全程留痕可追溯。区块链的非对称加密算法使得只有在获得授权的情况下才能访问高度加密的数据，限制了数据的使用权限，有效保障了数据安全。将区块链技术运用于电子文件管理中，进行多点实时监控，可筑起防数据篡改的坚固城墙，奠定坚实的“信任”基础，有效保障电子文件“四性”。应建设数据容灾系统，规避灾难性事件的影响。考虑到数据丢失和受损后修复问题，运用云存储技术，保持必要的冗余度，对电子数据多重备份。ErasureCode是磁盘阵列的通式，作为有效提升存储效率、安全性和便捷性的新兴存储技术，可动态分布和智能容错，在多个盘失效的情况下仍能照常运转。利用基于ErasureCode的云存储技术，可解决档案数据全网络分布式存储和扩散的问题[7]。此外，数字水印技术作为一种信息隐藏技术，将数字水印嵌入电子文件，在不影响电子文件使用价值且不易被人觉察的情况下，可通过隐藏信息判断文件是否被篡改。综上，信息技术的飞速发展为保障电子文件“四性”提供了稳固的可靠性。3.做好顶层设计，规范电子文件管理体系及相关标准。推行电子文件单套制管理模式，应注重顶层设计，统筹规划，出台相应的制度标准，明确电子文件的归档范围要求、元数据方案、格式、存储载体等详细内容，制定统一的接口标准与规范。根据归档部门特点，将档案管理系统对接标准要求融入各业务系统的建设方案中[8]，做到业务系统和数字档案管理平台建设紧密结合，同步推进，实现电子文件统一规范化管理。档案部门应将电子文件的管控延伸到业务系统流程前端，即电子文件生成端，做好前端管控、过程监督、归档衔接、数据维护、技术支持等工作。建立健全电子档案安全管理机制，做好数据备份、数据迁移、文件格式管控等，杜绝电子文件损失带来的社会记忆缺失风险。在有条件的情况下，建议部署电子文件管理和长期保存系统，打通业务系统、电子文件管理系统及电子档案长期保存系统间的信息通路，实现电子文件从形成、流转、维护、分类、鉴定、保存等的全过程一体化监管,确保电子文件证据价值的发挥及对业务的持续支撑作用。

参考文献

[1]曾洪周.电子文件单套制管理的思考[J].黑龙江档案，20121（2）：18-19.

[2]苏焕宁.原则与例外:电子文件归档的单套制与双套制选择[J].山西档案，2019（6）.

[3]黄琳.单套制电子文件管理模式的辨析与思考[J].档案与建设，2021（11）：24-28.

[4]冯惠玲.走向单轨制电子文件管理[J].档案学研究,2019（1）：88-94.

[5]陈默.浅谈档案“双轨双套制”[J].天津科技，2018（2）.

[6]聂云霞，肖坤，何金梅.基于区块链技术的可信电子文件长期保存策略探析[J].山西档案，2019（4）.

[7]丁家友.大数据背景下的档案数据保全探析[J].档案学通讯,2019（1）：36-41.

[8]魏自鹏，李明.高校云计算平台中电子文件管理的原则与方法[J].兰台世界，2020（7）：4.

作者：高珊