医院综合档案信息化管理路径

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摘要：医院综合档案信息化管理建设是推动新兴医疗服务发展的重要措施。当前我国医院综合档案信息化管理存在档案管理制度和标准不完善、档案信息化管理系统开发不足、档案信息化管理专业人才匮乏、缺乏所需的档案管理安全机制等问题。信息化背景下，我国医院需要建设规范且标准的档案制度管理范式，加快医院综合档案信息平台建设，不断提升档案管理人员信息化专业管理能力，加强档案完整性和安全性管理。

关键词：医院综合档案；信息化管理；路径

目前我国已进入信息化时代，推动以现代信息化技术为基础的新兴医疗服务成为时代发展的目标之一，这就要求我国医院必须对档案进行更全面、更翔实和更准确的现代化管理，而信息化技术为实现这一目标奠定了良好基础[1]。根据对我国医院医疗档案的统计，医院综合档案类型复杂，涉及医疗档案、设备档案、教学档案、财务档案等。在现代信息化水平不断提高的背景下，医院综合档案管理要求更高，信息化建设无疑能提高医院档案工作效率，减少人力管理成本；同时健全的医疗档案资料可以作为领导层决策、医生诊断的参考资料，可以促进医院的可持续发展。

一、医院综合档案信息化管理存在的问题

截至目前，根据对我国医院档案信息综合管理现状的考察，医院档案信息化管理存在的问题主要是档案管理制度和标准不完善、档案信息化管理系统开发不足、档案信息化管理专业人才匮乏、缺乏所需的档案管理安全机制。1.档案管理制度和标准不完善。健全的档案管理制度是医院综合档案信息化建设的保障。信息化转型阶段，大多数医院的档案管理制度是基于传统的档案管理模式而成，档案信息化管理制度存在很多漏洞。以医院档案资料存储规范为例，规范化和标准化的档案资料存储方式对医院综合档案管理十分重要。然而调查显示，65.56%的医院综合档案存储并不符合标准化要求[2]。一方面表现为纸质文本存档不够规范。纸质档案管理缺乏统一标准导致档案名称出现了多种类别。编码上缺乏统一性导致纸质档案存储不当，难以查阅，形成死档。另一方面，一些医院过度依赖传统纸质档案管理，不重视电子档案管理。然而信息化时代，医院电子档案资料逐步积累，传统的存储管理方法缺乏灵活性并产生了大量垃圾信息，顺应时代要求的电子档案管理则停滞不前。2.档案信息化管理系统开发不足。随着互联网技术发展，一些医院外购档案管理系统录入一定的电子档案资源，但是这些医院档案信息化建设仅处于起步阶段[3]。档案信息化建设并不是简单地将档案资源录入计算机系统，信息采集和档案数据存储仅仅是信息化建设的初步工作，更为重要的是如何将有价值的档案整理进来并加以运用。随着医院发展，扩展有价值的档案内容并利用起来，需要强大的信息服务系统的支持。显然绝大多数医院缺乏档案信息平台自主研发技术，限制了档案资源内容收集和价值发挥。3.档案信息化管理专业人才匮乏。在医院档案信息化管理过程中，档案管理人员的整合至关重要。许多医院档案至今没有实施信息化。科学有效地管理医院电子档案首先必须提高档案管理人员的素质。不过根据调查显示，大多数医院档案人员的整体素质仍有待提高，87.9%的医院档案管理员依然习惯于传统纸质档案管理，绝大多数医院并没有对这些员工进行定期的档案信息化管理培训；新引进2名以上信息化专业档案管理人员的医院比例不到15%[4]。档案信息化管理专业素养偏低对医院综合档案信息化建设产生了阻碍，原来传统管理模式下的档案管理人员的理论和方法严重落后于信息化管理体系。在实践中，如果没有高水平的管理素养和管理方法，档案信息化管理就有可能存在较高的安全隐患。例如，现有很多电子档案管理人员对信息化安全问题认识不足，忽视电子档案管理安全预警机制导致数据泄露，对医院的日常工作造成严重影响。4.缺乏所需的档案管理安全机制。传统分布式管理方法会导致纸质档案不安全、数据丢失、数据错误、存储混乱等问题。由于一些医院缺乏足够的档案安全管理机制，导致档案使用十分随意，安全性无法保障。随着信息技术的飞速发展，电子档案的获取和使用频率将会越来越高，加之纸质档案面临着巨大的安全隐患，纸质档案和电子档案并存状态下的安全风险就会越高。因此，确保信息化背景下医院综合档案的安全对实际管理具有重要意义，信息化阶段防火墙访问安全程度较低便证明了这一点。另外，信息化时代网络入侵检测能力也是对医院档案管理的一大考验，目前大多数医院的网络入侵检测能力并不完善，档案安全管理机制需要进一步强化。

二、医院综合档案管理采用信息化管理模式的具体路径

1.建设规范且标准的档案制度管理范式。信息化时代，医院综合档案管理必须建立起与其相适应的规范化管理制度和标准。一是优化和改进医院综合档案管理工作流程，基于信息化技术建立档案信息采集制度和标准、传输制度和标准以及规范化应用的相关制度和标准等，促进档案资源共建共享，提高管理效率。二是规范化且标准化电子档案存储，档案存储方式一般包含硬盘、光盘、网盘存储等，在综合每种存储方式优缺点基础上，结合医院档案管理实际情况制定规范化和统一化存储标准。三是健全医院综合档案基础建设制度，如软硬件设备的购买、使用等。四是健全风险管理机制和原则，这意味着要提高医院全体员工档案风险管理意识，兼顾全局利益，确保电子档案管理安全，不断改进信息化管理模式，进一步提高医院综合档案管理的规范化程度。2.加快医院综合档案信息平台建设。加快医院档案信息平台建设有利于进一步丰富档案管理内容，拓展档案信息资源，增强档案资源的价值属性[5]。以新冠疫情防控档案信息平台建设为例。2021年扬州疫情期间，苏北市人民医院建立新冠病毒流行病学档案信息平台，创新了档案管理方法，拓展了档案信息内容。苏北市人民医院建成防疫信息平台作为医院档案未来信息化的重要组成部分，平台考虑了三个主要方面：档案数据的收集和选择、数据挖掘以及数据公开共享服务。在档案数据采集和选择方面注重数据采集规模，扫描各医院科室在新冠病毒流行病学工作中整理的档案，充分反映预防工作的总体状况；在档案资料的分析及处理方面，利用信息化分析软件，多个角度从档案中提取资料，例如医护人员的配置、发热急诊人员流量的管理、医院的预防感染防控训练等。在查阅档案数据方面，按照相关公开标准，及时全面开放，便于开展防疫工作，协助不同范畴的专业人士研究突发公共卫生事件的应变机制，协助医院的抗疫决策者制订政策和措施。当前，医院疫情防控档案信息平台建设势在必行，必须建立全员参与医院信息化管理的战略规划。未来医院档案信息化建设应继续在以下方面进行实践和研究：首先，利用信息化技术加强疫情防控机构间的协同互动。疫情防控档案信息建设中传播速度和范围对抗疫效果至关重要，利用信息化技术对关键数据进行分析和挖掘就变得简单。其次，在建立医院防疫档案系统的基础上进一步研究如何建立档案数据库，优化检索手段，扩大信息获取途径。在现有档案的基础上制定疫情防控专题档案、口述材料清单等。3.提升专业档案管理人员信息化管理能力。医院信息化建设需要专业的档案管理人员，提升传统档案管理模式下原有人员的信息化管理能力至关重要。一方面医院需要定期加强对档案管理人员信息化管理能力的培训和考核，例如熟悉医院疫情防控档案信息平台的使用、学习医疗数据存储标准和流程等，促进档案管理人员信息化管理技术的提升，匹配相对应的管理岗位。另一方面，建立档案信息化管理专业人员储备计划，要着重考虑对复合型人才的聘任和筛选，建立档案管理人员信息化管理梯级人才成长培训计划，培养出一批适合信息化需求的专业档案管理人才队伍。4.加强档案的完整性和安全性管理。医院科研、医疗救助、会计、诉讼、特殊病例或特殊手术记录都是重要的保密信息资源，数据量庞大。档案在存储管理上要首先确保数据安全。传统纸张形式保存容易丢失，载体容易被损坏，安全性低，同时需要花费大量时间和精力，如需借阅还要转化成电子文件或复印本，安全性无法保证。在信息技术时代，区块链、云计算、云存储、人工智能、物联网技术的运用为进一步提升医院综合档案安全管理提供了技术保障。以区块链技术为例，区块链是一种分散的账本技术，是分布式数据库、加密算法、咨询机制和智能合约的多元组合技术，其特点是去中心化、可追溯性。区块链技术利用加密技术和共识机制使医生和患者也成为了档案管理者，医生和患者都是档案信息的“管理器”。档案管理主体不再单一，医院综合档案内容更加健全并提高了档案处理的效率。通过区块链技术的应用可以丰富档案资源，任何人都可以自由地传递信息，从而多方位收集和积累医院档案资源。采用区块链技术遇攻击时将进行详细信息记录，这样档案安全性、可靠性和完整性均得到保护。医院应用区块链中的电子档案存储系统，将技术单元扩展到管理结构，这是一种扁平化的管理模式，属于现代档案资源安全管理的重要理念。综上所述，医院综合档案信息化管理十分重要，对于医院传统档案管理模式的滞后问题，最好的解决办法是采用创新的管理模式，将信息化技术充分融入管理过程中，从而提高档案管理质量和效率。本文主要介绍了信息化模式在医院综合档案管理中的应用，包括在医院综合档案管理中使用信息化的问题以及完善医院综合档案信息化建设的建议，如完善相关制度和标准，打破传统观念，创新档案管理方式，加强专业档案人才建设等。总之，应用信息化加强医院综合档案管理，创新是前提，人才是保证，机制规范是重点。

作者：于淼