新时期电力企业档案信息化建设对策

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［摘要］企业档案信息化建设工作是为了适应新时期的发展需求，全面加强企业档案信息化建设的效率、质量，提升企业市场竞争力，以及促进电力企业持续发展而使用的重要手段。本文旨在分析档案管理现代化过程中出现的问题，并对企业档案管理的信息化和企业发展提出具体解决方案。

［关键词］新时期；电力企业；档案信息化

随着信息技术的快速发展，为了使电力企业档案信息化建设工作能够顺利开展。当前，电力企业需要尽快找出阻碍档案信息化建设工作顺利开展的原因，并积极制定各种加强档案信息化建设的手段措施，从而为电力企业管理层提供科学的决策依据，促进电力企业在新时期的整体运营水平不断提升。

一、电力企业档案信息化建设的重要性

引入信息管理是电力企业实现档案管理现代化的途径之一，随着电力企业经济的快速发展，数据档案的分类越来越细，涉及的领域越来越多，档案的信息化程度也在不断提高。一方面，为了持续维护传统纸质档案避免潮湿、虫蛀、火灾等危害，每年必须投入大量存储材料，同时随着档案资料的不断累积，档案存储空间受限等问题也一一凸显；另一方面，由于档案需要反复查阅，原件不可避免地会损坏甚至丢失，大量文件无法通过电子化呈现，因此，这也是当前电力企业档案管理亟待解决的问题。随着信息化时代的到来，档案信息的转换及使用打破了时空的限制，成为企业经济活动的重要内容。加强电力企业档案信息化建设，不仅可以从整体上改善档案的存取现状，最大限度地满足企业各部门对档案的使用需求，而且是正确经营决策的必要条件。目前，提高企业市场竞争力的重要途径之一是提高市场信息本身的速度和准确性，这就要求企业建立收集和存储信息的数据库。为了更好地了解它们的优缺点，我们要不断完善企业档案信息化建设，全面分析它们的优缺点，在最短的时间内取得最科学、最正确的成果，从而为企业的决策打下坚实的基础。档案管理信息系统的建立，在一定程度上促进了传统档案管理的完善，现代化的信息资源设备使档案管理比传统的档案管理更加开放，这可以帮助管理者快速、轻松、有效地管理档案，提高档案管理及利用的效率和质量，为企业整体发展提供有力的支撑和帮助。

二、新时期电力企业档案信息化建设中存在的问题

（一）档案管理模式落后

新时期下，电力企业的档案管理通常采用手工和电子两种模式，其中就包含对已有的档案进行整理、保管及利用，在档案管理系统中对生成的档案进行电子档案存储，然后对其进行划分种类并归档。当前，OA信息管理系统可以保证文档在企业部门间进行流转和归档，对于其他形式的档案在移交档案管理部门之前需将其转化为电子文档，可以有效推进档案信息化建设进程的顺利实施。新时期下，网络技术越来越先进，原来的OA信息管理系统已经无法适应新时代的发展趋势，系统中存在各种问题，不仅会影响档案信息化建设的顺利实施，还会对电力企业的持续发展产生各种更不利影响。其中主要有以下几个问题：①系统兼容性能差。不同平台数据在导入的过程中容易发生丢失的现象。②OA系统数据无备份功能。这对存储数据的安全有一定的威胁。③不同的分类方式存在冲突。

（二）传统纸质存储方式效率低

当前，最主要的档案存储方式仍为纸质存储，这种传统的存储方式对电力企业档案信息化管理的发展产生了严重的制约。纸质存储虽然具有不易被篡改和丢失的优势，但是随着时代的发展和数据量的快速增加，传统纸质存储已经无法满足企业大量数据存储的需求，因此衍生出电子信息化的档案管理与纸质档案管理的双套存储方式，对于一些短期保管的文件，电子存储方式甚至可以取代传统的纸质存储，这也是顺应时代发展的需求。

（三）档案信息管理和其他信息无法衔接

随着经济的商业化发展，企业档案管理也朝着文件整合的方向发展，这使生产活动能够有效地联系在一起。然而，由于缺乏对当前管理信息的全面了解，缺乏完整的文件管理概念，档案管理与其他数据管理系统分离，使数据之间的衔接性丢失。

（四）档案管理和电力企业管理体系不协调

电力系统的实际运行包括电力的生产、运输、选择和配送、电力销售、电价和清算，它们紧密相连，任何环节中的任何故障都可能严重影响整个电力企业的运营。然而，在建立管理系统的过程中，相关人员没有考虑到档案管理的相关要素与企业管理体系的不协调，导致档案管理人员不能及时收集和获取企业信息的关键要素。

（五）企业档案信息化缺乏整体规划

在企业档案管理发展的过程中，相关人员在实际工作中没有认识到档案信息化建设的重要性，缺乏对企业档案信息发展必要的宏观管理。一些企业不太重视全局性的发展，或者为了完成上级的任务，未经过适用性、规范性、延展性、扩充性及可持续性的充分考察及论证，草率建立了与发展不相适应的档案管理体系，不仅不利于企业的发展，同时还会制约企业档案信息化建设。

（六）企业档案管理队伍的素质有待加强

随着计算机网络技术的不断发展和进步，企业档案不再仅以纸质档案的形式出现，而是增加了视频、音频等多种媒体形式，这对电力企业档案管理人员提出了新的挑战，对档案管理者的个人素质和整个档案管理队伍的素质提出了更高的要求。一些档案管理队伍不具备专业素质，不能满足新时期档案信息化建设的目标，无法适应信息时代，这对企业的快速发展非常不利。

（七）企业档案信息化建设设施投入不足

电力企业信息化建设需要资金投入，信息化建设的设施包括硬件、软件、数据库、技术人才等。当前，由于资源分配具有倾斜性，对档案信息化建设及管理的投入可能较少，导致硬件陈旧、软件支持不足、档案信息化进程更新延迟。

三、电力企业档案信息化建设的对策

新时期，档案信息化建设是计算机和通信技术在档案管理等方面的应用，实现档案信息的快速管理、开发和应用。电力企业具有子企业多、结构复杂、领域广等特点，因此集中管理难度大。

（一）加强档案信息化建设制度和方案的制定

档案信息化建设方案必须符合相关法规和标准的要求，并由企业发展的宏观和微观角度确认，从而最终将其发展到战略高度，实现企业档案信息化建设的正确发展。

（二）加强完善档案管理方式

档案管理应通过将传统档案管理与信息管理相结合，利用整体优势和功能，改变传统管理模式，优化档案管理模式。尽管传统档案管理存在诸多缺陷，一些特殊档案，如需永久保存的档案在分类管理方面同样具有一定的优势，应该保留，以反映传统档案管理的价值及可靠性。档案信息化建设的目的是积极排除传统档案管理的缺点，加强传统档案的作用，完善信息管理应用系统，填补传统档案管理的空白，确保档案管理更加方便快捷，更适应实际需要，促进档案信息化建设。

（三）加强信息化人才培养

企业档案管理人员要不断提高综合素质和资质，提高科学管理知识、计算机科技及通信科技知识，并积极探讨如何从商业档案中传递资讯，积极开发业务档案中有用的信息资料，充分发挥企业数据档案的作用和价值。企业档案管理部门要积极引进信息计算机技术先进人才，提供资金技术支持，尽快建立管理人才队伍，逐步形成精干人才队伍，满足信息化档案建设的需要。

（四）加强企业档案信息化和电子化建设

企业档案中的信息管理应以企业纸质档案的信息基础设施和电子创建为基础，以期建立一个有效的行政管理信息化平台。因此，档案信息管理和企业档案信息化应通过计算机技术实现传统企业档案的收集与整合。但在实践中，许多企业并没有实行规范统一的管理，严重影响企业档案管理电子化和信息化进程，需要建立规范化的档案管理平台，传统企业档案电子化升级逐步实现，使档案信息管理得到积极支持。

（五）加强档案管理中的相互交流

加强档案管理与企业其他部门之间的联系，建立统一的档案管理体系，加强企业档案建设的联系，有效促进部门之间的了解及配合，在档案建设过程中对档案进行更合理、更人性化的管理，在建立其他信息管理系统方面，应注意到该系统与档案管理系统不同层次的连接，从而加强企业部门之间的档案信息共享和利用功能。

（六）加强档案信息化建设管理规范体系的构建

为了确保企业档案信息化的顺利发展，有必要为此创建一个标准系统。这就是为什么企业必须采取措施并制定标准体系。随着网络技术的飞速发展，网络不仅可以为人们提供必要的服务，也会产生许多负面影响，这将导致归档信息体系结构的混乱。因此，企业需要为归档管理信息创建一个完整的标准体系，为业务档案创造稳定的环境，确保其标准性质和秩序。为了确保档案信息建设的安全，还需要制定适当的授权，以确保运营信息资源具有一定的局限性，便于企业管理。

（七）加强企业信息化建设的软硬件投入

企业要搞好信息化建设，必须按照行业规定选用标准的软硬件设备，实现档案管理数据库的科学性和沟通方式。目前我国企业档案信息量参差不齐，企业加快建立健全重要档案信息系统和机制，是一段时期内的最新发展和行动，以期达到全面合作和协调促进发展的目标，大大提高企业的信息化水平。此外，企业档案信息建设的主要目的是减少档案管理中面临的各种问题，企业要提高档案资料的使用效率，提升价值效用。考虑到信息化带来的诸多益处，企业应该加大对软硬件设施的投资，以应付不断增加的发展需要。

结语

综上所述，随着信息化时代的飞速发展，电力企业档案信息化建设工作为了适应新时期的发展需求，需不断以规范体系、提升管理、加强企业信息化建设的软硬件设施投入、加强信息化人才培养、完善档案管理方式等一系列手段措施，全面提升档案信息化建设的速度及质量，为管理层的决策提供更加科学准确的参考，提升电力企业市场竞争力，促进电力企业的整体运营质量。

参考文献：

[1]李霞．新时期电力部门档案管理信息化建设方案探究[J]．办公室业务，2015（03）：49-50．

[2]徐飞翔．国有企业档案信息化建设的思考[J]．经济师，2020（12）：261-262+268．

[3]陈明．关于企业档案信息化建设的几点思考[J]．城建档案，2020（07）：23-24．

作者：陈俊 单位：云南电网有限责任公司曲靖供电局